Образец документа и основные нюансы оформления

Статья на тему: "Образец документа и основные нюансы оформления" от профессионалов для людей. Если у вас возникнут вопросы, то можете их задать дежурному специалисту.

Образец распоряжения руководителя

Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

Чем отличается распоряжение от приказа

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

  • Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
  • Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

Надо ли давать обоснование в распоряжении

Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать. Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»). После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

  1. Распоряжению обязательно следует
    • присвоить номер,
    • поставить дату его создания,
    • написать наименование организации.
  2. Далее в документе нужно указать
    • обоснование или основание для его формирования,
    • обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
    • задачи, которые перед ними стоят,
    • сроки их решения.
  3. Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Основные нюансы в оформлении распоряжения

Как к содержанию распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).

Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.

При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.

Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

Общие правила оформления документов

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников. Каждый управленческий документ должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, поскольку они служат свидетельством, подтверждением фактов, явлений, событий.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации. Современные требования к оформлению документов фиксируют в государственных стандартах. Так, общие требования к оформлению управленческих документов предусмотрены стандартами: ГОСТ Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Читайте так же:  Восстановление снилс при утере через мфц и пфр – порядок действий и необходимые документы

ГОСТ Р 6.30 — 2003

устанавливает максимальный набор реквизитов документа, правила их оформления и расположения в документе, предусматривает виды бланков документов, требования к их оформлению и хранению и др.

Документ имеет юридическую силу только при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма: наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

Реквизит документа

–это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6.30 — 2003).

Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами, отдельные виды документов могут быть оформлены организацией по собственному усмотрению с выполнением единых правил документирования. ГОСТ Р 6.30 — 2003 предусматривает и формуляр-образец документа.

Формуляр-образец

организационно-управленческих документов представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец также устанавливает размеры стандартных полей в документе, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Управленческие документы рекомендовано оформлять на бланках (см. тема 3, п.2).

При подготовке документов рекомендовано применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) любой версии, начиная от 6.0 с использованием шрифтов Times New Roman Cyr, либо Times DL, 12, 13, 14 кеглем через одиночный, полуторный или двойной интервалы.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего (нижнего) поля листа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое – не менее 20 мм;

правое – не менее 10 мм;

верхнее – не менее 20 мм;

нижнее – не менее 20 мм.

На основе законодательных, нормативных и инструктивно-методических документов каждое учреждение (предприятие, организация) устанавливает собственные требования, предъявляемые к работе с документами, закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В данных документах должны быть закреплены и конкретные правила документирования, в том числе:

– права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

– состав документов, применяемых для документирования управленческой деятельности;

– компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

– порядок подписания, согласования и визирования документов, заверение их печатью;

– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: На стипендию можно купить что-нибудь, но не больше. 9008 —

| 7249 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

[1]

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

В приложениях А, В даны:

  • схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
  • образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

Читайте так же:  Возможно ли разделить квартиру по договору социального найма на несколько ордеров

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Нюансы оформления подписи

Вопрос-ответ по теме

Как правильно оформляется реквизит «подпись», если письмо подписывается физическим лицом на основании доверенности от юридического лица?

Законодательством не установлены специальные правила для оформления реквизита «подпись» при подписании документа на основании доверенности. Если договор заключается и подписывается в компании на основании выданной доверенности, то в нем в преамбуле уточняется, что лицо, заключающее договор, действует по доверенности. Например, можно написать так: «НОУ „Высшая школа экономики и туризма“, именуемое в дальнейшем „Заказчик“, в лице проректора Дмитриева Ивана Константиновича, действующего на основании доверенности от 15.12.2015 № 26, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью…».

Узнайте подробнее, о реквизитах

По этой причине не рекомендуется в заключительной части договора указывать, что договор подписывается на основании доверенности. Ведь об этом сказано уже в преамбуле.
Если речь идет о других документах, например распоряжениях, приказах, различных письмах, то необходимо оформлять подпись таким образом, как это предусматривает ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Требования к оформлению документов», а также инструкция по делопроизводству компании. Т. е. необходимо указать должность лица, проставить его роспись и дать расшифровку фамилии. Причем, независимо от того, каким образом должностное лицо было наделено правом подписывать документ: приказом о делегировании права подписи, учредительными документами или доверенностью. Если у контрагента возникнут вопросы, имело ли должностное лицо право подписи документа, то можно запросить копию документа, который предоставляет соответствующие полномочия должностному лицу, подписавшему документ.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

  • прием и первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  • регистрация;
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • отправка.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • учет и анализ объемов документооборота;
  • хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2019

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

  1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  • гриф ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи;
  • наименование структурного подразделения — автора документа;
  • наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2019 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Языковое оформление личных документов

Видео (кликните для воспроизведения).
Читайте так же:  Как оформить алименты на ребенка без суда

Рассмотрим на конкретных примерах, как следует составлять и оформлять с точки зрения языка некоторые виды часто используемых документов.

Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица и адресованный учреждению или должностному лицу.

Основные элементы заявления:

  • 1) адресат в дательном падеже (кому): наименование должности, фамилия, инициалы;
  • 2) адресант в родительном падеже (с предлогом от или без него) – наименование должности, фамилия, инициалы (или имя и отчество). Если заявление адресовано в чужую организацию, то адресант указывает свой домашний адрес;
  • 3) наименование документа – слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа прописными буквами. Если нет предлога от, то слово заявление пишется строчными буквами и после этого слова ставится точка;
  • 4) основной текст (формулировка просьбы, жалобы, предложения), в котором изложена краткая аргументация существа дела, основание для положительного решения вопроса, сроки и условия желательного варианта решения, опись прилагаемых документов (при необходимости);
  • 5) подпись заявителя ставится внизу справа;
  • 6) дата подачи заявления ставится ниже подписи и слева. Дата может оформляться цифрами (10.06.2014) или с полным наименованием месяца (10 июня 2014 г.).

Языковые формулы заявления:

  • • глагол прошу + инфинитив;
  • • аргументация вводится при помощи конструкций с производными предлогами: в связи (с чем?), по причине (чего?), ввиду (чего?), в силу (чего?), вследствие (чего?), согласно (чему?).

Образцы заявлений

От частного лица в организацию

От должностного лица более высокому по рангу должностному лицу

Исковое заявление. В исковом заявлении должны указываться:

  • 1) истец и ответчик;
  • 2) доказательства в тексте излагаются по принципу: от менее убедительного к более убедительному;
  • 3) в исковом заявлении необходимо указывать: нарушенное право гражданина; принадлежность этого нрава гражданину; доказательства исковых требований; процессуальный закон, регулирующий порядок подачи заявлений и жалоб в судебные инстанции; предмет исковых требований на решение суда.

Образец искового заявления в суд

Доверенность. Доверенность выдается одним лицом или учреждением другому лицу, которому доверяется ведение какого-либо дела, получение ценных предметов, денежных средств и т.д. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность).

Доверенность – это документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность.

Распространенным документом является доверенность на получение денег. Она удостоверяется организацией, в которой работает или учится доверитель, или администрацией лечебного заведения, в котором лицо, доверяющее получить деньги, находится на лечении.

Основные элементы доверенности:

  • 1) наименование документа;
  • 2) фамилия, имя, отчество (иногда должность, паспортные данные, в том числе адрес, в зависимости от цели написания доверенности) доверителя;
  • 3) фамилия, имя, отчество (иногда должность);
  • 4) обязательно паспортные данные, в том числе адрес доверенного лица;
  • 5) содержание доверенности (точная, исчерпывающая формулировка доверяемой функции – что конкретно доверяется), при этом сумма пишется цифрами и в скобках словами;
  • 6) подпись доверителя;
  • 7) дата выдачи доверенности;
  • 8) наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
  • 9) дата удостоверения подписи и печать.

Подпись доверителя должна быть обязательно заверена по форме, без которой доверенность не является документом:

  • • фраза «подпись такого-то удостоверяется»;
  • • данные о должностном лице, заверяющем подпись;
  • • дата и печать организации;
  • • подпись заверителя.

Образцы доверенностей

Автобиография

Автобиография (от греч. autos – сам, bios – жизнь, grapho – писать) – документ, в котором автор в хронологической последовательности излагает сведения о своей трудовой жизни.

Форма и содержание автобиографии:

  • 1. Наименование документа размещается в середине строки и пишется прописными буквами: АВТОБИОГРАФИЯ. После слова «автобиография» точка не ставится.
  • 2. Текст автобиографии пишется от руки. В тексте последовательно указываются следующие данные об авторе документа:
    • • фамилия, имя, отчество;
    • • гражданство;
    • • дата рождения (число, месяц, год);
    • • место рождения;
    • • состав семьи: фамилии, имена и отчества отца и матери, годы их рождения, где и кем работают; такие же сведения о родных братьях и сестрах;
    • • образование (где и когда учился, специальность);
    • • трудовая деятельность (где, когда и кем работал, занимаемая должность, служил ли в армии, награды и поощрения – в хронологическом порядке);
    • • семейное положение. Состав семьи (муж, жена, дети): фамилии, имена, отчества, где учатся или работают в настоящее время;
    • • подпись ставится справа, дата – слева.

Обратите внимание

  • 1. В автобиографии неуместны эпитеты, лирические отступления, разговорная лексика.
  • 2. При перечислении мест учебы и работы необходимо строго следовать хронологии.
  • 3. Каждый новый факт биографии начинается с нового абзаца.
  • 4. Сокращенные названия мест работы и учебы должны расшифровываться.
Образец автобиографии

Резюме (от фр. resumer – излагать кратко) – вид деловой бумаги, в которой претендент на какую-либо вакансию кратко излагает необходимые для нанимателя биографические сведения.

Форма и содержание резюме:

  • • фамилия, имя, отчество;
  • • адрес и телефон (домашний и служебный);
  • • цель написания резюме (позиция): наименование вакансии, на которую претендует соискатель;
  • • личные данные: гражданство, дата и место рождения, семейное положение, есть ли дети, указать дату их рождения;
  • • образование (перечень начинается с указания последнего учебного заведения, которое окончил соискатель, далее перечисление идет в обратном хронологическом порядке);
  • • опыт работы (где и кем работал, также в обратном хронологическом порядке);
  • • профессиональные навыки;
  • • личные качества, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности;
  • • увлечения, интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности;
  • • сведения о рекомендациях;
  • • дата написания резюме;
  • • подпись соискателя.

Обратите внимание

  • • Слово «резюме» писать не принято, заглавием документа являются фамилия, имя, отчество автора, выделенные шрифтом.
  • • Резюме должно быть составлено кратко (лучше на одной странице) и правдиво.
  • • Необходимо включать в текст только ту информацию, которая поможет получить желаемое место работы.

Образцы основных документов делопроизводства

Документационное обеспечение учреждения — не такая легкая работа, как может показаться на первый взгляд. Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это база любой организации. На документоведах лежит серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении бумаг и работе с ними.

Читайте так же:  Как оспорить завещание на квартиру после смерти завещателя

Классификация документов в делопроизводстве

Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные документы делопроизводства:

  1. Входящие, т. е. пришедшие извне:
    • письма, в том числе электронные;
    • запросы;
    • уведомления;
    • распоряжения вышестоящих организаций;
    • рекламная информация и др.
  2. Исходящие, т. е. направленные из организации:
    • письма, в том числе электронные;
    • запросы и ответы на запросы;
    • счета, акты;
    • доверенности;
    • справки, копии по запросу;
    • отчеты и др.
  3. Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:
    • приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
    • регламенты;
    • договоры;
    • конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
    • служебные записки, заявления;
    • журналы учета и т. д.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые документы по делопроизводству (образцы) очень удобно.

Новый ГОСТ для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

  • Единство документооборота;
  • Корректность и ясность изложения информации;
  • Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
  • Отделение главного от второстепенного;
  • Возможность быстрого поиска ключа в документе.

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:

  1. Отсутствуют корпоративные стандарты;
  2. Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
  3. Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
  4. Априори предпочтительно единство документооборота;
  5. Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
  6. Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.

Что описано в ГОСТе

Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:

  • Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
  • Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
  • Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
  • Подпись и печать на документе не должны сливаться;
  • В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
  • По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
  • Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:
  1. Юридические лица – именительный (кто);
  2. Физические лица – дательный (кому);
  • Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
  • Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
  • Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.

Детально о ГОСТе для оформления документов

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

Интервалы и отступы

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

[3]

  • Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
  • Соблюдение полей:
  1. 20 мм – верхнее и нижнее;
  2. 10 мм – правое;
  3. 20 мм – левое;
  4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
  • Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
  1. Межбуквенный интервал – обычный;
  2. Единичный пробел между словами;
  3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
  4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
  5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
  6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Выравнивание

При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.

В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.

Читайте так же:  Как и где получить справку о месте жительства

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

  1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
  2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
  3. Название документа – вверху по середине листа;
  4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:
  • Наименование компании;
  • Адрес регистрации;
  • ИНН;
  • ОГРН;
  • Электронная почта, факс;
  • Иные контактные данные;
  1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Расположение реквизитов на титульном листе документа:

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

  • На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
  • При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:
  1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

  1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

  1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

  • По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

  1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
  2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

  • Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
  • Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
  • Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Если документ содержит коммерческую тайну

Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).

Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.

Суть заголовка документа

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

  • Выравнивание – по центру или левому краю;
  • Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Отсылка к другим документам

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

  1. Наименование;
  2. Номер правового акта;
  3. Дата его принятия;
  4. Составитель.

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

От какого лица

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Наименование документа

Обращение

Пример

Деловое письмо, служебная записка

От первого лица или третье лицо, единственное число

Отдел закупок направляет предложение;

Прошу принять меры;

От первого лица в единственном числе

Документ от имени коллегиального органа управления

От третьего лица (единственное число)

Собрание акционеров приняло решение

Третье лицо, множественное число

Выслушали, утвердили, решили, приняли

Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах

Третье лицо, любое число

Комиссия оценила, отдел закупок утвердил

[2]

Некоторые нюансы

  1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
  2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Видео (кликните для воспроизведения).

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

Источники


  1. Контрольно-кассовая техника. Нормативные акты, официальные разъяснения, судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 113 c.

  2. Селиванов, Н.А. Справочник следователя; М.: Российское право, 2012. — 320 c.

  3. Осиновский, А.Д. Акционер против акционерного общества; СПб: ДНК, 2013. — 352 c.
Образец документа и основные нюансы оформления
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here