Образец служебной записки на командировку

Статья на тему: "Образец служебной записки на командировку" от профессионалов для людей. Если у вас возникнут вопросы, то можете их задать дежурному специалисту.

Особенности составления служебного задания на командировку

Служебные командировки — отвлечение сотрудников от постоянного места работы, поездки для выполнения задания руководства — должны быть надлежащим образом оформлены. Раньше служебное задание оформлялось вместе с командировочным удостоверением и приказом по организации. Какую роль играет служебное задание при отправке в командировку в настоящее время, как оформить документ и каковы правила документооборота по нему – обо всём далее.

Какие документы нужны командированному

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

  • письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
  • авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать

Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.

Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

  • руководитель фирмы;
  • руководитель структурного подразделения;
  • сам работник.

Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.

Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.

В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.

После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.

На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.

Состав документа

Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.

Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания. Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника. Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.

Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении

от 10.10.19 года
Иванова Василия Петровича
таб. №5

Подразделение – АУП,
должность – заместитель директора.

Направлен в ООО «Стимул», г. Рязань, в командировку на период 10-17 октября 2019 года, сроком на 8 календарных дней, из них в пути 2 дня. Основание: приказ №65-к от 9.10.19 г. о направлении в командировку Иванова В.П.

Содержание служебного задания:

1. Заключение контракта на поставку винограда.
2. Сверка взаиморасчетов за 1-3 квартал 2019 года.

Директор ООО «Агат» Матросов Н.Н.

С заданием ознакомлен: зам. директора Иванов В.П.

Отчет о выполнении (заполнено работником):
1. Заключен контракт на поставку винограда от 12.10.19 г.
2. Проведена поквартальная и общая сверка взаиморасчетов с ООО «Стимул» за 1-3 квартал 2019 года.

18.10.19 г.
Зам. директора Иванов В.П.

Заключение о выполнении задания: выполнено полностью (заполнено директором).

Директор Матросов Н.Н.

Как правильно считать дни

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

  • используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
  • документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.
Читайте так же:  Как правильно принять квартиру с черновой отделкой в новостройке

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

  • сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
  • если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
  • появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

Служебная записка о направлении в командировку: образец

Служебная записка о направлении в командировку образец

Похожие публикации

Отправление сотрудника в командировку должно инициироваться приказом по предприятию. Основанием для издания этого локального нормативного акта является служебная записка. Форма документа не регламентирована законодательством, шаблон на предприятиях разрабатывается самостоятельно.

Служебная записка о направлении в командировку: образец

Внутренний документооборот в секторе командировочных расходов предполагает соблюдение такой последовательности действий:

  1. Составляется служебная записка, адресованная руководителю организации. Ее содержание должно быть согласовано с локальным Положением о командировках или другим аналогичным документом, действующим на предприятии. Служебная записка на командировку, образец которой может допускать произвольный вариант оформления, составляется на фирменном бланке компании.
  2. После наложения разрешительной резолюции руководителя на служебную записку, оформляется приказ о направлении в командировку.
  3. При возвращении из рабочей поездки работник заполняет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет.

Ранее требовалось еще оформление командировочного удостоверения и служебного задания, но в 2015 году необходимость оформлять этот документ, отпала. Постановлением Правительства РФ №1595 от 29.12.14, их оформление отменено.

Образец служебной записки о направлении в командировку должен содержать такие сведения:

  • персональные данные командируемого;
  • пункт назначения или несколько мест, в которые предполагается заезд работника по служебным делам;
  • цель поездки, характер работ во время командировки;
  • поле для подписи работника и проставления даты.

Документ утверждается подписью руководителя компании.

Служебная записка для направления

Служебная записка на командировку: образец 2017 для подтверждения сроков поездки

При издании приказа о командировке в тексте документа приводятся даты отъезда и приезда обратно. По факту отведенного времени может оказаться недостаточно или слишком много. Для подтверждения и уточнения периода служебной поездки командируемым сотрудником представляются проездные билеты и квитанции с мест проживания. При отсутствии такой документации разрешается составлять служебную записку работником, в которой приводятся ссылки на другие подтверждения пребывания в том или ином месте во время поездки.

Служебная записка на командировку от работника необходима при поездке на:

  • транспорте, принадлежащем предприятию;
  • личном автомобиле или другом транспортном средстве;
  • пассажирском транспорте третьих физических лиц.

Для возможности использовать один из перечисленных вариантов необходимо заранее согласовать такой вариант с руководством фирмы. К служебной записке надо будет приложить:

  • путевой лист на автомобиль, которым командируемый добирался до пункта назначения;
  • квитанции, чеки, подтверждающие осуществление расходов в точках по пути следования с указанием названий населенных пунктов.

В соответствии с письмом Минфина от 20 апреля 2015 года № 03-03-06/22368 служебная записка на командировку не может быть оправдательным документом без документального подтверждения изложенных в ней фактов. При необходимости допускается оформление справки в пункте назначения о фактическом времени пребывания в назначенном месте. Такая справка должна иметь подписи ответственных должностных лиц принимающей стороны и печать организации.

Служебная записка на командировку от сотрудника, образец в 2017 году

Оформление служебной записки

Порядок оформления СЗ в СДОУ

Скачать шаблон служебной записки на сайте Управления персонала:

Командировка по России

Оформляется не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты начала командировки.

Оформляется не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты начала командировки

Заполнить СЗ в соответствии с инструкцией
Инструкция по заполнению

Запустить СЗ в СДОУ:

1. Создать: Служебную записку.

2. В окне выбора шаблона выбрать:

– Вид документа: по кадровым вопросам

– Подвид документа: оставить пустым
– Шаблон: СЗ Москва, по кадровым вопросам

3. Заполнить поля служебной записки:

Подвид: О служебных командировках

Закладка: Реквизиты документа

Заголовок: пример — Иванов И.И., Пермь, 03.11-12.11.2017

Адресат:
Если руководитель командируемого ректор — выбрать адресатом служебной записки Я.И. Кузьминова
зарубежные командировки: проректор Простаков Иван Валериевич
внутрироссийские командировки: директор по персоналу Молодых Елена Анатольевна

Закладка: Лист согласования

Если руководитель командируемого ректор — не ставить Я.И. Кузьминова в лист согласования!

Соблюсти последовательность согласователей:
1. Непосредственный руководитель;
2. Сотрудник Планово-финансового управления (если Вы не знаете сотрудника ПФУ, необходимо поставить заместителей начальника ПФУ Мизяеву Г. А. или Рябушкину Н.В.) – сотрудник ПФУ проставляет источники финансирования командировки. Без их указания оформление приказа о командировании невозможно;
3.Сотрудник Управления персонала Нижаловская Наталия Адамовна;
4. Курирующий проректор.

Закладка: Лист рассылки
  • Инициатор документа
  • Непосредственный руководитель
  • Руководитель командируемого работника
  • Сотрудник Управления персонала Говорова Ольга

Порядок оформления СЗ на бумажном носителе

Скачать шаблон служебной записки на сайте Управления персонала:

Командировка по России

Оформляется не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты начала командировки

Оформляется не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты начала командировки

Заполнить СЗ в соответствии с инструкцией
Инструкция по заполнению

Получить подписи СЗ:

  • непосредственного руководителя;
  • сотрудника ПФУ – сотрудник ПФУ обязательно проставляет источники финансирования командировки (без указания источников финансирования оформление приказа о командировании невозможно);
  • курирующего проректора;
  • зарубежные командировки проректор Простаков Иван Валериевич
  • российские командировки директор по персоналу Молодых Елена Анатольевна

Передать СЗ в Управление персонала, каб. 552 Говорова Ольга, тел. 11-569 (или сотрудники УП самостоятельно забирают СЗ из приёмной подписывающего лица)

Оформление авансового отчёта. В течение 3-х рабочих дней с момента возращения из командировки получить в Управлении персонала копию СЗ с номером приказа (можно получить по электронной почте у курирующего специалиста), передать в УБУ, каб. 414-К, Пирская Лариса Владимировна.

Если период командировки совпадает с ежегодным отпуском, необходимо оформить перенос (отзыв из) отпуска служебной запиской или заявлением.

Читайте так же:  Оформление искового заявления об оспаривании отцовства

Официальные документы

Авансовый отчёт Уважаемые коллеги! Обратите, пожалуйста, внимание на то, что авансовый отчёт необходимо распечатывать на одном листе с оборотом!
Образец заполнения авансового отчёта

Образец заявления на возмещение командировочных расходов

Заявление на командировочные расходы — образец его вы сможете найти в нашей статье — необходимо для осуществления выплат сотруднику, который осуществил командировочные траты за свой счет. Рассмотрим, как оно оформляется.

Порядок компенсации расходов по заявлению работника

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.

Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.

Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале «Как оплачивается командировка на один день?».

Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.

ВАЖНО! Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются в УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а в ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Заявление на возмещение командировочных расходов — образец

Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов:

  • Наименование предприятия, Ф.И.О. руководителя и командированного лица с указанием должностей.
  • Номер и дата приказа о направлении в деловую поездку.
  • Цель командировки.
  • Перечень затрат, которые требуется возместить.
  • Перечень приложений в виде подтверждающих осуществление затрат документов.
  • Дата и подпись командированного сотрудника.

Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.

Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».

Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы.

Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки. Правильно составленное заявление позволит учесть эти суммы в составе расходной части по УСН и налогу на прибыль.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Основания для составления и цели записок

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. С оставление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

[1]

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Видео (кликните для воспроизведения).

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

[3]

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. П исьменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Читайте так же:  Куда нужно подавать на алименты

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Служебка _командировка» src=»https://ppt.ru/fls/290/sluzhebnaya-zapiska-1-.png»/>

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Служебная записка о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору
ООО «Домострой»
Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка
05.04.2019 № 4
г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Служебка _отсутствие» src=»https://ppt.ru/fls/290/obrazec-sluzhebnaya-zapiska1-.png»/>

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

Служебка _списание сырья» src=»https://ppt.ru/fls/290/spisaniye-syrya.jpg»/>

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Служебка _ремонт» src=»https://ppt.ru/fls/290/sluzhebka-remont.png»/>

[2]

Письмо об отзыве из отпуска

Служебка _отзыв» src=»https://ppt.ru/fls/290/sluzh-otzyv-.png»/>

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Служебная записка на командировку

Если работник или его начальник считают необходимой работу в другой местности, составляется служебная записка на командировку. При этом при командировке может быть несколько таких документов – о необходимости самой поездки и подготовке приказа о направлении в командировку, служебная записка о периоде командировки (для суточных), для взыскания представительских расходов в командировке. Совместим некоторые в нашем примере, ведь при необходимости пример можно использовать частично.

Служебная записка на командировку

Пример служебной записки на командировку

Служебная записка на командировку

В связи с необходимостью расширения рынка сбыта и увеличения объема продаж ООО “Пуля” прошу командировать старшего менеджера по продажам Коновалову Ирину Сергеевну в филиал ООО “Пуля” в г. Мурманске для проведения переговоров с потенциальными контрагентами о заключении договоров на поставку продукции. Период командировки: с 20 января по 25 января 2022 года. В ходе переговоров считаю целесообразным несение представительских расходов в размере, не превышающем 50 000 руб. по причине отсутствия места для переговоров с потенциальными контрагентами в здании филиала ООО “Пуля” в г. Санкт-Петербурге.

Руководитель отдела продаж Привалов Привалов А.А.

Пример служебной записки на командировку на личном автотранспорте

Служебная записка на командировку

В соответствии с приказом № 4к от 18.01.2022 г. в период с 20.01.2022 г. по 25.01.2022 г. я, Коновалова Ирина Сергеевна, находилась в служебной командировке. Для прибытия в место командирования и обратно к месту основной работы был использован личный автомобиль Missan Reva, государственный регистрационный знак А478НН 97, Копию документа, подтверждающего право собственности на транспортное средство, прилагаю.
Место командирования – филиал ООО “Пуля”, г. Санкт-Петербург

Дата и время командировки:

  • начало – 20.01.2022 г. в 8 ч 00 мин.;
  • окончание – 25.01.2022 г. в 23 ч 10мин.

Продолжительность поездки составила 5 (пять) дней. Совокупный пробег автомобиля пройденный в служебных целях составил 640 км. Общий расход топлива 98АИ на указанный и пройденный пробег – 60 л.

Путевой лист и иные документы, подтверждающие служебные расходы, представлены вместе с авансовым отчетом в качестве приложений к нему. На основании ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации прошу возместить служебные расходы, связанные с использованием моего личного автотранспорта.

1. Кассовые чеки АЗС № 46476948 от 20.01.2022 г., № 468749687 от 24.01.2022 г.

2. Путевой лист от 20.01.2022 г.

Менеджер по продажам Коновалова Коновалова И.С.

Читайте так же:  Образец заявления о взыскании алиментов через судебных приставов

Как составляется служебная записка на командировку

Составитель документа либо сам сотрудник, либо начальник отдела. Если сам сотрудник, то, как правило, документ согласовывает непосредственный начальник.

Любая командировка в соответствии с Трудовым кодексом РФ несет затраты для работодателя. Это и суточные (дополнительно к заработной плате), и оплата проезда. Иногда и представительские расходы (пример приведен в публикации: как написать служебную записку). Поэтому служебная записка на командировку подтверждает обоснованность таких расходов. И определяет цели командировки – заключение контрактов, достижение договоренности, проверка деятельности. По результатам командировки сотрудник составляет итоговый документ – отчет о командировке. При успешных результатах такой отчет может даже стать основанием служебной записки о премировании сотрудников.

Оформление служебной записки составитель осуществляет по общим правилам. При подготовке проверьте Трудовой кодекс РФ. Вдруг работник относится к тем, кого нельзя туда направлять (несовершеннолетний, по ученическому договору). Или необходимо его письменное согласие (женщина с ребенком, не достигшим 3 лет и т.п.).

Результат правильно оформленной служебной записки на командировку – издание приказа.

Служебная записка о направлении в командировку — образец 2019 года

Работаю недавно, место работы в отделе кадров довольно крупной компании. И в первый же месяц получила устное замечание, за то, что чуть не сорвала командировку сотрудников. По своему незнанию я не приготовила служебную командировку. Вот ребята чуть и не опоздали.

После этого я прочитала и ознакомилась со всеми своими должностными обязанностями. И теперь, без скромности заявляю, что являюсь одним из лучших специалистов. Вот решила выложить свои знания здесь, может, кому из моих молодых коллег мои советы помогут, и они не совершат моих «детских» ошибок.

Необходимость

В служебную поездку без подготовленных документов не уедешь. И все они готовятся на основе рассматриваемой записки. Ведь именно она является подтверждающим фактором того, что указанное лицо в означенный срок пребывало по месту направления, а не в другом. Пишется в следующих случаях:

  • На исполнение сотрудник фирмы отправляется на авто
  • У него не имеется других способов документального доказательства того, что им было выполнено служебное задание.

Также указанная записка является основанием, по которому командированному будут начислять суточные. Так же он сможет подтвердить свои траты на поездку.

Многие указывают на последние обновления в законодательстве, гласящие, что период поездки и то, что командированный действительно ездил по техзаданию, подтверждаются проездными документами. Утеряны — дубликатами. Вопрос – зачем нужна описываемая записка.

Вышесказанное правда. Но как быть, когда для поездки используется авто? То подобную поездку подтверждает только означенная записка. Поэтому сотруднику после поездки обязательно нужно ее написать и затем представить руководству вместе с оправдательной документацией на использование ТС. И нужно сразу же после возвращения.

Как писать

Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.

Стандартная структура выглядит следующе:

  • Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
  • После шапки прямо по центру вписываем наименование;
  • Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
  • Список прилагаемых бумаг;
  • Дата, подпись.

Как заполнять

Они рознятся от вариантов, коих существуют два:

  • Приказ руководства — основание для поездки;
  • Бланк, заполняемый самим командированным после задания.

Разберем каждый из них более подробно.

Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.

Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.

На командировочные траты

Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.

Нужно указать следующие факты:

  • Цели;
  • Сроки отбытия/прибытии;
  • Информация о ТС.

В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.

Об отмене поездки

Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.

Для отчетности

Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов. Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.

Кроме вышеперечисленных фактов нужно учесть обстоятельства составления записки.

Поездка ИП

ИП относятся к самозанятой части населения. Поэтому отправить самого себя в поездку по службе не могут.

Но вполне могут рассчитывать на скидки при уплате налоговых выплат. Для этого вполне подойдут следующие факты:

  • Расходы на отели или аренду жилья;
  • Расходы на заправку.

Важно. Все расходы должны быть подтверждены документально, а сама поездка должна иметь твердое обоснование, например переговоры с поставщиками.

Командировка начальства

В нее ездят не только нижестоящие работники компании. Но и его директор, ведь согласно правилам указанный является таким же наемным сотрудником. Поэтому ему также нужно оформлять поездку документально.

Правда, Роструд другого мнения. По нему директор является начальником, и все бумаги будут идти за его подписью. А значит, свою записку он просто продублирует.

Заграничная

Составление записки обязательно.

При поездке в дальнее зарубежье расходы будут возмещены в валюте. А доказательством послужат отметки таможенных служб о пересечение рубежов страны.

В выходные

Начальственное поручение выполняется в любой день недели. Главное сколько не него потратилось часов.

Служебная записка на командировку: образец 2019

Порой появляются обстоятельства, вынуждающие работодателя направить того или иного сотрудника в служебную поездку для решения срочных вопросов. В том случае, если командировка предполагалась заблаговременно, то распорядительный документ начальника будет издан на основании ранее разработанного трудового плана. Если же выезд в другой населенный пункт внеплановый, то для возможности издания соответствующего Приказа следует изначально разработать служебную записку на командировку, образец и структуру составления которой рассмотрим в данной статье.

Читайте так же:  Как уйти от алиментов законно

Даты направления и возвращения сотрудника из командировки фиксируются в документации на основании сведений, содержащихся в проездных билетах сотрудника, которые в обязательном порядке следует предъявить работодателю по факту прибытия из поездки. Если же работник выезжал в другую местность на собственном транспорте и никаких билетов на себя не оформлял, то период командирования устанавливается на основании информации, предоставленной в служебной записке, при условии, что к ней прилагается соответствующая оправдательная документация, подтверждающая использование личного авто.

Таким образом, оформление рассматриваемого документа требуется в случаях:

  1. Когда трудящийся уезжает в деловую поездку на личном/служебном или же арендованном автотранспорте;
  2. Когда гражданин не может представить своему начальнику иные доказательства выполнения возложенной на него задачи, из-за которой он, собственно, и был отправлен в командировку.

Служебная записка является тем самым документом, на основании которого работодатель обязан выплатить подчиненному суточные начисления, а также предоставить, при необходимости, материальное возмещение личных расходов лица, понесенных на служебные нужды.

В России побеждает тот, кто знает свои права

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему, то спросите об этом нашего дежурного юриста онлайн. Это быстро, удобно и бесплатно

или по телефону:

Санкт-Петербург и область:+7 (812) 426-14-07 (доб. 832)

Форма и структура заполнения служебной записки

В законодательных актах не зафиксировано каких-либо строгих требований, которые должны быть выполнены работником при оформлении служебной записки на командировку. В связи с этим, трудящийся имеет право по собственному усмотрению заполнить данную отчетность. Как правило, записка оформляется на фирменном бланке, разработанном в компании, а если такового нет, то на обычном чистом листе формата А-4. К основным правилам внесения сведений, которые требуют соблюдать работодатели, относятся:

  • В шапке документа (в правом верхнем углу), располагаются личные сведения о нанимателе: ФИО, а также занимаемая им должность, указывается наименование компании;
  • Далее указывается структурное подразделение, руководитель которого стал инициатором для направления подчиненного в командировку;
  • В противоположном верхнем левом углу, перечисляются все подразделения организации, которые тем или иным образом примут участие в организации деловой поездки сотрудника;
  • Наименование документа;
  • Индивидуальный номер, который необходимо присвоить служебной записке;
  • Дата оформления документа;
  • Обращение к руководителю организации, например: «Уважаемая Ирина Константиновна»;
  • Текстовая часть служебной записки должна содержать подробное изложение обстоятельств, на основании которых сотрудник обязан отбыть в деловую поездку, обозначается личность командируемого, длительность выезда, а также сумма финансов, которую следует предоставить лицу для покрытия нужд в отъезде;
  • ФИО обращающейся стороны, его должность и личная подпись.

Образец и правила заполнения служебной записки в зависимости от ее разновидности

Ранее упоминалось, что служебные документы на отбытие в деловую поездку могут быть двух разновидностей: записки, на основании которых оформляется Приказ о направлении сотрудника, а также записки, оформляемые по прибытию лица из поездки, в которых отображается результат выполнения поставленной задачи. Рассмотрим более подробно примеры таких служебных записок:
  1. О командировании сотрудника

Разновидность записки, которая оформляется непосредственно для издания распоряжения от имени руководителя организации. Как правило, документ составляется начальником структурного подразделения, которому необходимо отправить подчиненного в поездку для выполнения определенной задачи. Целью такой служебной записки является подробная и четкая аргументация необходимости командировки.

  1. На необходимые расходы в процессе поездки

Перед каждой командировкой, наниматель обязан предоставлять сотруднику определенную сумму денежных средств, которой ему должно хватить на покрытие необходимых нужд в период отъезда: на проезд, проживание и покупку продуктов. Данная разновидность служебной записки оформляется по прибытию лица обратно в организацию. В документе сотрудник обязан письменно отчитаться о всех расходах, приложить к записке оправдательную документацию: полученные чеки или квитанции за продукты/услуги, а также указать: цель своего командирования, даты выезда и возвращения обратно, сведения о личном авто, при условии, что он выезжал на собственном транспорте.

Случаются ситуации, когда ранее требовавшаяся командировка отменяется вследствие определенных возникших обстоятельств. Оформление служебной записки требуется тогда, когда командируемый работник уже получил на руки аванс, предоставляемый на потребности в поездке. В документе следует зафиксировать прошение об отмене деловой поездки сотрудника, а также обозначить причину такой меры.

Нюансы составления служебной записки на деловую поездку

Направление сотрудников в деловые поездки может осуществляться как по территории России, так и за границу. При составлении служебной документации данный факт не учитывается, различия будут лишь в размере служебных издержек, понесенных работником в нашей стране и за рубежом. Поэтому при передаче гражданином отчетности, работодатель и бухгалтер должны учитывать местность, откуда он вернулся и высчитывать суточные и авансовые выплаты по тарифам той страны.

Некоторым трудящимся комфортнее отправляться в командировки на личном автотранспорте, особенно в том случае, когда предполагаются многократные переезды. На такое решение гражданина законодатель не устанавливают никаких ограничений, а работодатель не может этому препятствовать. В случае выезда на служебном или личном авто, по приезду командируемый должен приложить к служебной записке путевой лист, а также предъявить начальнику оправдательные документы о понесенных расходах на бензин, которые должны быть лицу компенсированы.

Видео (кликните для воспроизведения).

Процедура направления в командировку руководителя организации, не имеет значимых отличий от командирования штатного сотрудника, все положения законодательства распространяются на него аналогичным образом, соответственно, от начальника также требуется составление соответствующих служебных записок. Однако мнение представителей Роструда гласит о том, что руководство должно быть освобождено от оформления подобной документации, так как в его обязанности и так входит подписание распорядительной документации о направлении в командировку. Для того чтобы избежать каких-либо противоречий, рекомендуется в локальных актах организации прописать положение, согласно которому представители руководящего состава будут освобождены от составления служебных записок.

Источники


  1. Савюк, Л.К. Правоохранительные и судебные органы / Л.К. Савюк. — М.: ЮРИСТЪ, 2013. — 464 c.

  2. Червонюк, В. И. Теория государства и права / В.И. Червонюк. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 704 c.

  3. Ло, Реймонд Фен-Шуй и анализ судьбы; София, 2011. — 224 c.
Образец служебной записки на командировку
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here