Особенности различных типов совещаний

Статья на тему: "Особенности различных типов совещаний" от профессионалов для людей. Если у вас возникнут вопросы, то можете их задать дежурному специалисту.

Виды и организация деловых совещаний (стр. 1 из 2)

Цель работы заключается в том, чтобы рассмотреть разновидности и организацию деловых совещаний. В соответствии с указанной целью при выполнении контрольной работы поставлены следующие задачи:

1. Дать общую характеристику деловых совещаний;

2. Рассмотреть виды деловых совещаний;

3. Проанализировать особенности организации деловых совещаний.

Объектом исследования в работе является деловое совещание. Предмет исследования: разновидности и организационные особенности деловых совещаний.

Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое общение — это искусство, позволяющее войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, достичь желаемого коммерческого результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач. К принципам делового общения относятся: признание равенства и неповторимости каждого из партнеров, взаимное обогащение участников общения.

Деловые совещания — один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

В мировой практике управления персоналом открытость информационной системы организации и причастность сотрудников к решению ее проблем становятся одними из наиболее важных факторов мотивации трудовой деятельности. Проведение деловых совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях несомненно важное значение имеет правильное проведение деловых совещаний. Всё вышесказанное определяет актуальность данной темы контрольной работы.

[2]

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Таким образом, деловое совещание — это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом [2, 196].

К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся:

— сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;

— урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);

Руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.

В вопросе организации деловых совещаний следует остерегаться крайности — их чрезмерного количества и длительности. Как известно, любую хорошую идею можно дискредитировать формальным отношением к ее реализации.

Действенность совещания должна восприниматься в качестве этической нормы работы в коллективе, существенным актом внимания и уважительного отношения к сотрудникам со стороны организаторов совещания, которые, в свою очередь, должны:

— четко определить целевую направленность и предмет совещания;

— выбрать его оптимальный регламент (причем в данном случае понятие «регламент» можно трактовать достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания и ответственных за его проведение);

— не сводить совещание к решению частных вопросов, которые можно решить «в рабочем порядке».

При этом следует помнить, что служебное совещание — это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы [7, 160].

По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными

Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.

Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.

Проблемное совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания — это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации [5, 200].

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

· вырабатывающие и принимающие решения;

· разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

· подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

По периодичности (частоте) проведения:

По количеству участников:

· узкий состав (до пяти человек);

· расширенные (до двадцати человек);

· представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

· с фиксированным составом;

· с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

· партийные (и других общественных организаций);

· научные и научно-технические;

· объединенные [7, 160].

Таким образом, деловые совещания являются одной из важнейших форм управленческой деятельности и занимают огромную часть времени в современном бизнесе.

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания ведущий должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

Читайте так же:  Продаем квартиру без помощи риэлтора – полезные рекомендации и пошаговая инструкция

Во время подготовки повестки дня необходимо определить: 1) тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем; 2) условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания; 3) кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях) [2, 196].

При установлении темы совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов.

Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант — соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания — это компетентность именно в вопросах повестки дня.

Виды совещаний.

Совещания могут быть формальными и неформальными. Достоинство формальных совещаний – это наличие формальных правил и процедур, поощряющих и защищающих демократию. Формальные процедуры помогают избежать опасности выхода совещания из-под контроля, благодаря чему формальные совещания предсказуемы. Обычный минимум формальных процедур и правил: правило обращения с комментариями к председателю, а не к последнему выступающему, наличие повестки дня, ведение протокола и предварительная рассылка участникам документов совещания.

Неформальные совещания могут принимать форму случайной встречи. На них обычно не бывает отпечатанной повестки дня и формально назначенных председателя и секретаря.

a) объединение знаний и опыта участников;

b) озвучивание претензий и жалоб;

c) сбор информации;

d) оценка текущего состояния дел;

e) предоставление информации;

f) выяснение последствий осуществляемых или предполагаемых изменений;

g) принятие решений;

h) распределение ресурсов;

i) оказание влияния на политику;

j) помощь в принятии стратегических решений;

k) помощь в решении стратегических проблем;

l) усиление кооперации и преданности работников;

m) распределение обязанностей;

n) согласование действий.

Цель: проинструктировать людей об их работе и ответственности или передать информацию на нижние уровни крупной организации.

Цель: принятие решений. Участники делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня и принимают по ним решения. Недостаток: большая продолжительность обсуждений.

Комитеты планирования в рабочие группы.

Проработка политики, планирование текущей работы, управление кружками качества, планирование ежегодных общих собраний требуют много времени, и эти дела лучше поручить небольшим группам, снабдив их четкими инструкциями.

Консультационные совещания. Консультационные совещания могут оказаться полезными для планирования. Могут проводиться либо с подчиненными (могут способствовать укреплению чувства сопричастности и преданности организации), либо с представителями профсоюзов, клиентами, потребителями, представителями общественности.

Производственные совещания. Цель: заслушивание отчётов о проделанной работе, коллективное обсуждение текущих проблем, например, кризисной ситуации в какой-либо команде.

Проводятся время от времени для оценки прогресса, достигнутого организацией, подразделением, отдельными работниками в продвижении к поставленной цели. Иногда полезно присутствие фасилитатора (посредника).

Совещания могут различаться по стилю. От стиля зависит характер и объём работы, с которой совещание может успешно справиться, характер решений, которые могут быть приняты, способы, которыми могут пользоваться участники, чтобы влиять на ход и результаты совещания, и степень удовлетворённости участников. Понимание стиля совещания может помочь:

§ Лучше использовать имеющиеся возможности для активного участия;

§ Изменить стиль совещания, если чувствуете, что он неподходящий, т.е. неприятен для участников и препятствует достижению целей организации.

[3]

Стили совещания можно классифицировать с помощью двумерной модели, оси которой формальность – неформальность, состязательность – согласительность. (Рис. )

Состязательный стиль чаще всего характерен для совещаний, участники которых представляют группы с различающимися интересами и взглядами. Обычно участники таких совещаний руководствуются в своём поведении следующими соображениями:

А) Лучший способ уяснения проблемы заключается в открытой дискуссии по всем спорным вопросам.

Б) Каждый волен лоббировать и отстаивать свою точку зрения.

В) Консенсус маловероятен.

Г) Ограниченное доверие – не слишком доверяйте тем, кто декларирует Вам поддержку.

Согласительный стиль наиболее вероятен, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Обычно участники совещаний этого стиля руководствуются в своём поведении следующими соображениями:

А) Лучший способ уяснения проблемы заключается в обмене мнениями и обсуждении различных точек зрения в атмосфере взаимопонимания и доверия.

Б) От индивидуумов ожидается подчинение их личных интересов интересам группы в целом, а индивидуумы, в свою очередь, ожидают, что их мнения будут должным образом учтены.

В) Завоевание голосов не практикуется, как занятие ненужное и отнимающее время у продуктивного обсуждения; принимаемые решения отвечают интересам как группы в целом, так и отдельных её членов.

Причины низкой эффективности совещаний.

Неясные или ложные цели

Результаты. Ожидаемые от совещания, должны быть ясны с самого начала. Каждый должен знать, зачем он здесь, что будет обсуждаться и чего участники попытаются достичь.

Минимальная подготовка должна включать в себя прочтение протокола предыдущего совещания и повестки дня предстоящего совещания, прочтение документов по темам, представляющим интерес, запись комментариев или возникших вопросов. Заблаговременное уведомление о дате и месте проведения совещания всех участников, выдача повестки дня и необходимых документов.

Отсутствие или несоблюдение регламента

Совещание должно начинаться в назначенное время и заканчиваться во время, указанное в повестке дня или согласованное в начале совещания.

Избыточное число участников

Избыток участников может привести к большим затратам времени, если пытаться узнать мнение каждого. Более эффективным будет запрос письменного отчёта.

Отсутствие повестки дня

Повестка дня должна быть разослана участникам до начала формального совещания. Ознакомившись с ней, участники смогут подготовиться к дискуссии, а второстепенные или неадекватные вопросы могут быть сняты с повестки дня.

Любое совещание должно завершаться выработкой согласованных мер, способствующих продвижению дел. Определение ответственных, процедуры, сроков.

Читайте так же:  Что делать, если затопили соседи и куда обращаться для защиты своих прав

Особенности проведения совещаний различных видов

Цель инструктивного совещания — передача ее участникам указаний и распоряжений, разъяснение и детализация их применительно к конкретным условиям работы, установление методов и сроков выполнения указаний, определение задач подразделений и исполнителей.

Проводить инструктивное совещание целесообразно, если предложенная вниманию собравшихся информация многоаспектная, предусматривает неоднозначные способы действий, отличается неординарностью. Такое совещание необходимо, если информацию нельзя довести до исполнителей в письменном виде.

Оперативное совещание (пятиминутка) отличается от других стабильным составом участников, постоянным местом и временем проведения, отсутствием заранее подготовленной повестки дня, относительной непродолжительностью (20-30 мин.). Основная задача такого совещания — получение информации «снизу» о состоянии дел. По мере поступления и обсуждения ее руководитель принимает опреативное решение непосредственно на совещании. В основном они касаются перераспределения ресурсов, согласование действий, выбора приоритетов и решения других вопросов хозяйственной деятельности организаций.

Решения, которые принимают на оперативном совещании, коротко протоколируют. Обычно для этого используют специальный журнал. При этом фиксируют не выступления и полемику, а только принятые руководителем решения с целью их контроля и однозначного толкования.Целесообразно оперативное совещание начинать с краткого отчета (информации) о состоянии дел, итоге прошлого периода (дня, недели), выполнение решений предыдущего совещания, возникших трудностей.

При помощи совещания методом «мозговой атаки» получают количественные оценки и данные при условии четкой формулировки проблемы.

Особенность метода состоит в том, что он позволяет мобилизовать участников совещания, сосредоточить их внимание на решении одной задачи, выработать решение, которое бы удовлетворяло всех участников и сознательно принималось ими.

Техника проведения подобных совещаний заключается в следующем. Совещание посвящают только одной проблеме, как правило, достаточно серьезной (например, из которой раньше дойти к общему мнению не удалось). Участники совещания уточняют формулировку проблемы, после чего ее фиксируют на доске или плакате. В дальнейшем каждый участник совещания высказывается только по этой проблеме. При уточнении предмета обсуждения председатель отвечает на вопросы, дает необходимые объяснения и справки. За относительно короткое время следует найти как можно большее количество вариантов решения проблемы, предложенных участниками без предварительной подготовки.

В таком совещании принимают участие не более 10-12 чел.

Приглашают, во-первых, лиц, заинтересованных в решении проблемы, а во-вторых, работников, отличающиеся высоким интеллектом, самостоятельностью и независимостью суждений, знанием предмета дискуссии. По проблеме высказывается каждый участник совещания. Причем основой каждого выступленияявляется конструктивное предложение. Допускается вносить предложения, вплоть до парадоксальных. Желательно, чтобы предложений было как можно больше. Критика внесенных предложений запрещена.

Все предложения систематизируют, исходя из определенных критериев — стоимость, оригинальность и др. Затем их в сокращенном виде фиксируют на доске в виде пунктов проекта решения.

Пункты, по которым достигнуто общее согласие, фиксируют в протоколе заседания, который подписывают все участники. В свою очередь, пункты, из которых согласие не достигнуто, фиксируют для дальнейшей их доработки и обсуждения.

«Совещание без совещания» проводится в три этапа:

1) руководитель формулирует в письменном виде проблему, которая требует коллективного решения;

2) подбираются необходимые данные и исходные материалы для решения проблемы, а также составляется список лиц, которые могут принять участие в поиске оптимальных решений, им высылают бланки с письменной формулировкой проблемы и указанием местонахождения материалов для ее возможного решения;

3) каждый из участников должен выработать свою точку зрения и письменно изложить ее на том же бланке. Один из участников обсуждения, который назначен руководителем, собирает заполненные бланки, знакомится с их содержанием, разговаривает с каждым участником, уточняя предложения и принимает окончательное решение по решению проблемы. В решении сложных вопросов участвует руководитель.

Сочетание возможностей телефона, телевидения и вычислительной техники позволило создать новый тип коммуникаций, который широко распространен, — телеконференции.

Телеконференция позволяет ее участникам, не собираясь в одном зале и не отрываясь от своих рабочих мест, общаться. При этом участники конференции могут видеть и слушать друг друга, обсуждать поставленные согласно повестке дня вопросы, дискутировать. Телеконференции проводят в оборудованном большом телеэкраном зале, где находится телевизионная и акустическая аппаратура.

По сравнению с традиционной техникой проведения конференций телеконференции имеют ряд следующих преимуществ:

1. Экономия средств.

2. Высокая оперативность организации телеконференции.

3. В телеконференции может принять участие большее количество работников, чем в обычной конференции.

4. Каждый участник конференции может использовать любые материалы — графики, диаграммы, схемы, плакаты, тексты и др.

Выводы

Главным направлением самосовершенствования является развитие навыков самостоятельного мышления, выработка собственных идей на базе собственного опыта. Оба направления тесно связаны и предполагают выработку собственных идей на основе получаемой информации, общения с другими людьми и обратной связи.

Основные методы самосовершенствования, способствуют достижению разнообразных общих результатов в развитии личности, также помогают выработать качества и навыки, необходимые для такого развития, а именно: ведение личного журнала; ретроспективный обзор событий; рассуждения о событиях, происходящих; умение прислушиваться к своему внутреннему «Я»; развитие интуиции; смелость в использовании новых идей; экспериментирование с новым типом поведения; укрепление силы воли; поддержка способности к восприятию нового; работа над высшим и низшим «Я»; способы совершенствования мышления (чтение, составление плана, методика систематического запоминания и др.); другие возможности самосовершенствования (обучение на курсах, выработки индивидуального стиля управления, развитие способности общения и т.п.).

Информация в работе менеджера является средством обоснования решения. Она необходима ему для успешного выполнения производственных и социальных задач организации в конкурентной среде.

Информация используется менеджером как средство организации производства и торговли, маркетинговой деятельности в конкурентной среде. Это свойство информации проявляется в процессах обоснования управленческих решений.

Достаточность информации обеспечивает возможность выбора решения, повышает эффективность управления за счет обоснованности решений, сокращает время на их разработку и принятие, уменьшению затрат на сбор и обработку сведений. Отбор существенной информации облегчается четкой формулировкой содержания задач управления.

Таким образом, все действия менеджера организации должны исходить из знания действительных обстоятельств, профессионального опыта и базироваться на полной информации.

Если работа менеджера основывается на качестве принимаемых решений, то в их основе должен быть высокий уровень организации сбора, анализа и использования достоверной информации.

Читайте так же:  Пенсия по потере кормильца кому положена особенности оформления, начисления и выплат

Информационное обслуживание должно базироваться на изучении потребностей менеджера в информации, путем анализа его функций, содержания и характера управленческих решений, которые принимаются.

Для определения потребностей в необходимых данных следует учитывать возможные нестандартные ситуации, когда необходимо не только принимать решения, но и правильно поставить задачи подчиненным.

Менеджер получает информацию из разных источников и должен умело их сочетать. Главным источником информации для него являются письменные документы (внутренние и внешние), а также обзоры и доклады, подготовленные специалистами аппарата управления.

Чем выше ранг менеджера, тем больше удельный вес обобщенной, аналитической информации о состоянии дел в организации.

Совещания и заседания — наиболее распространенные методы руководства, способы подготовки и принятия управленческих решений, изучения и формирования мнения коллектива, оценки способностей подчиненных. Умелое проведение совещания, искренняя заинтересованность присутствующих в ее решениях позволяют привлечь к активной дискуссии даже инертных людей, которые редко выступают.

Цель совещания необходимо формулировать четко и однозначно. Правильная формулировка целей и задач совещания будет способствовать ее организованному проведению, предоставит возможности сосредоточить внимание коллектива на важнейших моментах, отделить второстепенные вопросы, правильно определить состав участников, повысить эффективность и целенаправленность решений, организовать контроль за их выполнением.

Вопросы для самоконтроля:

1. Для чего нужно самоуправления и самосовершенствования менеджера?

2. Определите роль информации в работе менеджера.

3. Какие потребности в информации существуют у менеджера?

4. Раскройте сущность таких форм коллективной работы, как совещание, заседание, собрание.

5. Назовите положительные и отрицательные стороны делового совещания.

6. Приведите классификацию деловых совещаний.

7. Из каких этапов состоит процедура проведения делового совещания?

8. Раскройте содержание подготовки делового совещания.

9. В чем заключаются особенности проведения делового совещания?

10. В чем заключаются особенности проведения телеконференции?

Видео (кликните для воспроизведения).

Дата добавления: 2018-06-27 ; просмотров: 76 ; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ

Особенности проведения совещаний разного типа

Инструктивное совещание. Его цель – передача участникам совещания указаний и распоряжений, их разъяснения и детализация относительно конкретных условий работы, установления методов и сроков выполнения указаний, определения заданий подразделений и исполнителей.

·
Проводить инструктивное совещание целесообразно, если предложенная вниманию собравшихся информация многоаспектная, предусматривает неоднозначные способы действий, отличается неординарностью. Такое совещание необходимо, если информацию нельзя довести до исполнителей в письменном виде.
^ Оперативное совещание отличается от других такими моментами:

проводится регулярно (постоянное место и время проведения) для обсуждения текущих дел с постоянным кругом участников;

· доклады по схеме «что не сделано – какая помощь нужна»;

· отсутствие предварительно подготовленной повестки дня;

· относительная непродолжительность (20-30 мин.).

Основное задание такого совещания – получение информации «снизу» о состоянии дел. По мере ее поступления и обсуждения руководитель принимает оперативные решения непосредственно на совещании. По большей части такие совещания касаются перераспределения ресурсов, согласования действий, выбора приоритетов и решения других вопросов хозяйственной деятельности предприятия.

На оперативном совещании руководитель может предложить выступить кому-либо из собравшихся, требовать подробной информации, обязать действовать немедленно и только предложенным путем, заменить исполнителя, прервать того, кто выступает и др.

Телеконференции предусматривают сочетание возможностей телефона, телевидения и вычислительной техники. Они дают возможность ее участникам, не отрываясь от своих рабочих мест, общаться, обсуждать поставленные согласно повестке дня вопросы, дискутировать.

Телеконференции (в сравнении с традиционной техникой проведения конференций) имеют такие преимущества:

1. Экономия средств, связанная с тем, что руководитель или специалист не оставляет свое рабочее место, а предприятие высвобождается от транспортных и других расходов, связанных с командировками.

2. Высокая оперативность организации телеконференции. Нет потребности согласовывать с участниками удобное для них место и время, учитывать ограничения, связанные с расписанием движения транспорта, возможностями размещения в гостиницах, наличием соответствующего помещения и др. Обсуждение проблемы может быть организовано практически немедленно после ее возникновения.

3. В телеконференции может принимать участие большее количество работников, чем в обычной конференции. Одно условие – оснастка заинтересованных предприятий аппаратурой для проведения телеконференций.

4. Каждый участник конференции может использовать любые материалы. Графические данные могут одновременно появляться на телеэкранах, в случае потребности в них можно вносить исправление и дополнение. При этом те или другие ситуации могут повторяться, а в ходе обсуждения выполняться необходимые расчеты; если есть связь с разными базами данных, то участники телеконференции могут оперативно использовать любую справочную информацию.

Проведение деловых бесед

В самом общем виде под деловой беседой понимается осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы что-то в какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.

Традиционно всякая деловая беседа проходит следующиеэтапы:

— начало беседы и установление контакта;

— аргументирование (высказывание своих аргументов, выслушивание доводов собеседника, принятие или опровержение этих доводов);

— подведение итогов, принятие решения.

Начало беседы — это мост между нами и собеседником. Задачи первой фазы следующие:

— установление контакта с собеседниками;

— создание приятной (комфортной) атмосферы для беседы;

— пробуждение интереса к беседе;

— иногда, если необходимо, и «перехват» инициативы.

В качестве тем, которые рекомендуется использовать в начале беседы, следующие:

— какая-либо новость (но не шокирующая);

— собеседник и все что с ним связано;

— общие интересы и темы.

Основное требование к началу беседы — она должна начинаться с так называемого «Вы — подхода», то есть умения человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы его лучше понять.

Фаза передачи информации — вторая фаза деловой беседы. Она создает предпосылки для аргументации и состоит из четырех этапов:

— собственно передача информации;

— обозначение нового направления информирования.

Чтобы успешно пройти все четыре этапа, необходима:

— лаконичное и четкое построение передаваемой информации: чем больше информации будет адресовано собеседнику и чем неудобоваримей она будет, тем меньший объем информации запомнит наш собеседник;

— умелая постановка вопросов;

— изучение реакций собеседника;

Особенности восприятия человеком вербальной информации:

— фраза должна включать не более 11–13 слов (по некоторым источникам — не более 7);
— скорость произнесения должна быть не более 2–3 слов в секунду;

Читайте так же:  Иммиграция в эстонию процедура получения вида на жительство

— фраза, произносимая без паузы дольше 5–6 секунд, перестает осознаваться;

— человек высказывает 80% из того, что хочет сообщить, а слушающие его воспринимают не более 70% из этого, понимают — 60%, в памяти же у них остается от 10 до 25%;

— при импульсивном эмоциональном реагировании обычно понимается не более трети воспринимаемой информации, поскольку возникающий при этом стресс готовит для активного ответа тело (выбрасыванием в кровь адреналина, активизацией дыхания и пульса, использованием резервов сахара и жира), блокируя «ненужную» в данный момент работу мозга.
Важно при всяком удобном случае развивать у себя навыки рефлексивного (активного) слушания, умения слушать. Те, кто действительно умеют прислушиваться к другим, обладают мощным средством влияния, средством, которое можно получить, обучившись следующим навыкам.

Приемы ведения дискуссий

Последнее изменение этой страницы: 2017-02-10; Нарушение авторского права страницы

Особенности проведения совещаний разных видов

Инструктивное совещание. ее цель – передавание участникам совещания указаний и распоряжений, их разъяснения, и детализация относительно конкретных условий работы, установления методов и сроков выполнения указаний, определения заданий подразделов и исполнителей.

Проводить инструктивное совещание целесообразно, если предложена вниманию собравшихся информация многоаспектная, предусматривает неоднозначные способы действий, отличается неординарностью. Такое совещание необходимо, если информацию нельзя довести до исполнителей в письменном виде.

Следует помнить, что передавание информации в письменном виде сокращает расходы времени на ее восприятие, снижает достоверность неправильного понимания, дает возможность сосредоточиться на отдельных вопросах, понять формулировку, сроки, определения.

Оперативное совещание отличается от других такими моментами:

— проводится регулярно (постоянное место и время проведения) для обсуждения текущих дел с постоянным кругом участников;

— доклады за схемой «что не сделано – какая помощь нужна»;

— могут проводиться стоя;

— критика и оправдание недопустимые;

— отсутствие предварительно подготовленной повестки дня;

— относительная непродолжительность (20-30 мин.|).

Основное задание такого совещания – получение информации «снизу» о состоянии дел. За мерой ее поступления и обсуждения руководитель принимает оперативные решения непосредственно на совещании. По большей части такие совещания касаются перераспределения ресурсов, согласования действий, выбора приоритетов и решения других вопросов хозяйственной деятельности предприятия.

Решения, которые принимают на оперативном совещании, коротко протоколируют. Как правило, для этого используют специальный журнал. При этом фиксируют не выступления и полемику, а только принятые руководителем решения с целью их контроля и однозначного толкования. Целесообразно оперативное совещание начинать с короткого отчета (информации) о состоянии дел, итога прошлого периода (дня, недели), выполнения решений предыдущего совещания, трудностей, которые возникли.

На оперативном совещании руководитель может предложить выступить кому-либо из собравшихся, требовать подробной информации, обязать действовать немедленно и только предложенным путем, заменить исполнителя, прервать того, кто выступает, но др.

Проведение оперативных совещаний в каждом предприятии отличается свойственным руководителю стилем. Общими должны быть такие моменты:

— сжатость выступлений, как правило, 1-2 мин.|;

— четкие вопросы и исчерпывающие ответы;

— согласование вопросов, которые возникают непосредственно на совещании;

— суровая персонификация ответственности;

— определение четких параметров, предполагаемых результатов, дат;

— недопустимость подмены результатов отчетом о выполненной работе («мы провели совещание», «написали», «сообщили», «отправили в командировку» но др.).

Практически выработано несколько специальных методов эффективного проведения совещаний. В основу каждое из них положено творческое начало и коллективное участие в решении проблемы. При этом руководитель не только использует знание, опыт, творческий потенциал подчиненных, но и заручается их поддержкой в проведении разработанных мероприятий, информирует о своих решениях.

Техника проведения совещания методом «мозговой атаки» заключается в таком:

1. ее посвящают только одной проблеме, как правило, важной.

2. Участники совещания (не больше 10-12 чел.) уточняют формулировку проблемы, после чего ее фиксируют на доске или плакате.

Приглашают, во-первых, лица, заинтересованные в решении проблемы, а во-вторых, работников, которые отличаются высоким интеллектом, самостоятельностью и независимостью суждений, знанием предмета дискуссии.

3. Каждый участник совещания высказывается только по указанной проблеме, основой каждого выступления является конструктивное предложение.

Допускается вносить любые предложения, вплоть до парадоксальных. Предложения могут формулироваться интуитивно. Желательно, чтобы предложений было как можно больше. Участник совещания, которое не имеет предложений из решения проблемы, заявляет об этом и слова не берет.

При формулировке своих предложений автор избегает ссылок, объяснений, доведения. Аргументация подается только по требованию председателя. Критика внесенных предложений запрещена.

4. При уточнении предмета обсуждения председатель отвечает на вопрос, дает необходимые объяснения и справки.

5. Все предложения систематизируют, исходя из следующих критериев, как стоимость, оригинальность но др. Потом их в сокращенном виде фиксируют на доске в виде пунктов проекта решения.

6. Пункты, из которых достигнуто общего согласия, фиксируют в протоколе заседания, который подписывают все участники.

7. Пункты, из которых согласия не достигнуто, фиксируют для их последующей доработки и обсуждения.

Описанный метод нельзя признать универсальным. Однако пользоваться им целесообразно в ситуацииях, когда решение не может быть принято на основе мнения большинства, когда нужны компромисс и согласование интересов. Кроме того, в процессе двух или три обсуждений появляется возможность относительно объективно оценить способности каждого участника и сделать вывод о целесообразности его последующего участия в подобных совещаниях.

«Совещание без совещания» проводится в три этапа:

1, Руководитель формулирует в письменном виде проблему, которая требует коллективного решения.

2. Подбираются необходимые данные и исходные материалы для решения проблемы, а также складывается список лиц, которые могут принять участие в поиске оптимальных решений, им высылают бланки с письменной формулировкой проблемы и указанием местонахождения материалов для ее возможного решения.

3. Каждый из участников должен произвести свою точку зрения и в письменном виде изложить ее на том же бланке. Один из участников обсуждения, назначенный руководителем, собирает заполненные бланки, знакомится с их содержанием, разговаривает с каждым участником, уточняя предложения и принимает окончательное решение относительно решения проблемы. В решении сложных вопросов принимает участие руководитель.

Телеконференции предусматривают сочетание возможностей телефона, телевидения и вычислительной техники. Они дают возможность ее участникам, не отрываясь от своих рабочих мест, общаться, обсуждать поставленные согласно повестке дня вопроса, дискутировать.

Читайте так же:  Мрот с 1 января в россии – размер, порядок расчета и нововведения

Телеконференции (в сравнении с традиционной техникой проведения конференций) имеют такие преимущества:

1. Экономия средств, связанная с тем, что руководитель или специалист не оставляет свое рабочее место, а предприятие высвобождается от транспортных и других расходов, связанных с командировками.

2. Высокая оперативность организации телеконференции. Нет потребности согласовывать с участниками удобное для них место и время, учитывать ограничения, связанные с расписанием движения транспорта, возможностями размещения в гостиницах, наличием соответствующего помещения но др. Обсуждение проблемы может быть организовано практически немедленно после ее возникновения.

3. В телеконференции может принимать участие большее количество работников, чем в обычной конференции. Одно условие – оснастка заинтересованных предприятий аппаратурой для проведения телеконференций.

4. Каждый участник конференции может использовать любые материалы – графику, диаграммы, схемы, плакать, тексты но др. Графические данные могут одновременно появляться на телеэкранах, в случае потребности в них можно вносить исправление и дополнение. При этом те или другие ситуации могут повторяться, а в ходе обсуждения выполняться необходимые расчеты; если есть связь с разными базами данных, то участники телеконференции могут оперативно использовать любую справочную информацию.

Телеконференции проводят в оборудованном большом экранном для теле зале, где размещается телевизионная и акустическая аппаратура.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Виды совещаний

ТЕМА

ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ

Определение понятия «деловое совещание»

Правила подготовки совещаний

Правила проведения совещаний

Способы нейтрализации участников, играющих блокирующие роли

Способы нейтрализации «блокирующих» ситуаций

Определение понятия «деловое совещание»

Деловое совещание

– один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, инструмент управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

· совещание позволяет найти решение, которое руководителю

трудно принять самостоятельно (из-за недостатка оперативной информации, незнания тонкостей отдельных вопросов, приверженности организации к демократическому стилю принятия решений и т.п.);

· совещание способствует развитию деловых качеств сотрудников;

· совещание – великолепная среда для творческого общения и обмена мнениями;

[1]

· проводя совещание, руководитель проявляет свои организатор-

ские способности; налаживая систему делегирования полномочий, реализует один из способов принятия решений;

· совещание является формой общения руководителя с подчинен-

ными, координацией их работы, средством сплочения коллектива, способом урегулирования спорных и конфликтных ситуаций.

Виды совещаний

Совещания классифицируются в зависимости от важности и содержания, вынесенных на обсуждение проблем и решаемых задач, а также места, времени и продолжительности работы.

Оперативные совещания

могут иметьцелью обеспечение руководителя необходимой ему информацией о текущем состоянии дел в организации; краткий обмен мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса, а также выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.

Информация на таких совещаниях перемещается снизу вверх, т.е. от подчиненных к руководителю. Полученная информация позволяет руководителю непосредственно в ходе совещания (оперативно) оценить обстановку, определить отставания, принять решения и поставить перед подчиненными задачи с указанием исполнителей и сроков выполнения. Как правило, на оперативных совещаниях подчиненные не делают подробных и развернутых докладов. Оперативные совещания могут проходить в различных формах: пятиминутки, летучки и т.п. Главной особенностью таких совещаний является их небольшая продолжительность.

Инструктивные совещания

предназначены для передачи информации, распоряжений и требований сверху вниз по вертикали управления.

Основной особенностью таких совещаний является то, что руководитель не просто доводит до сведения подчиненных необходимую информацию и выдает распоряжения, а предельно конкретизирует поставленные задачи, назначая исполнителей и сроки выполнения. При этом на инструктивных совещаниях допускается обсуждение информации и способов решения поставленных задач. Подчиненные могут уточнять некоторые моменты, вносить конструктивные предложения на рассмотрение руководства.

Проблемные совещания

имеют целью поиск оптимального решения в результате обсуждения и анализа рассматриваемой проблемы.

Проблемные совещания являются наиболее сложным видом совещаний. В процессе проблемного совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации.

Проблемные совещания часто проходят в форме дискуссий. Способ принятия решения зависит от стиля руководства. Наиболее общей является следующая схема проблемного совещания:

1. Формулировка проблемы, постановка задачи.

2. Доклады участников.

3. Вопросы к докладчикам.

4. Обсуждение, дискуссия, прения.

5. Формирование решения.

6. Корректировка решения.

7. Принятие окончательного варианта решения.

Формулировка проблемы, постановка задачи, ее анализ и поиск решения осуществляются, как правило, до начала самого совещания. Это этап может иметь форму предварительной беседы с участниками совещания (за несколько дней до начала самого совещания), рассылки информационных бюллетеней или плана работы периодических проблемных совещаний.

На проблемных совещаниях степень демократизма и творческой активности должны быть достаточно высокими. Руководитель при этом играет роль председателя, координирующего ход совещания.

Кроме того, в различных организациях могут использоваться такие типы совещаний:

§ информирование сотрудников (в том числе проводимое в форме

§ планирование работы на определенный период;

§ подведение итогов за различные периоды времени (а также под-

ведение итогов работы по определенному проекту) и др.

Видео (кликните для воспроизведения).

Если деловая беседа делает наглядной опосредованность межличностного взаимодействия в организации статусным, функциональным положением человека, то деловое совещание позволяет указать еще на один важнейший фактор делового взаимодействия, а именно фактор группы. При подготовке и проведении делового совещания следует помнить, что особенности группового поведения (от распределения ролей в группе до группового давления) будут оказывать серьезное влияние на характер взаимодействия его участников.

Источники


  1. Старович, Збигнев Судебная сексология / Збигнев Старович. — М.: Юридическая литература, 2016. — 336 c.

  2. Котенев А. А., Лекарев С. В. Современный энциклопедический словарь по безопасности. Секьюрити; Ягуар — М., 2013. — 504 c.

  3. Оксамытный, В. В. Общая теория государства и права / В.В. Оксамытный. — М.: Юнити-Дана, 2011. — 512 c.
Особенности различных типов совещаний
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here