Расходный кассовый ордер как правильно заполнять

Статья на тему: "Расходный кассовый ордер как правильно заполнять" от профессионалов для людей. Если у вас возникнут вопросы, то можете их задать дежурному специалисту.

Приходный кассовый ордер

Оформление приходно-кассового ордера – важный элемент кассовой дисциплины. Он заполняется при поступлении наличности в кассу фирмы и всегда идет в связке с квитанцией.

Приходно-кассовый ордер может оформляться абсолютно в любых ситуациях: когда деньги поступают от учредителя, при возмещении ущерба, нанесенного сотрудниками предприятия, от реализации имущества фирмы, в качестве оплаты за товар от покупателя и т.д.

С 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров, в связи с упрощением порядка ведения кассы в организациях, перестало быть обязательным, там не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.

Правила оформления приходно–кассового ордера

Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.

Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.

Следует отметить, что заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы – этого следует избегать, в крайнем случае, лучше документ переоформить.

После заполнения приходно-кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале внутренней регистрации приходных и расходных ордеров, а квитанцию, оторвать по пунктирной линии разреза и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

Стандартный бланк приходно-кассового ордера условно можно разделить на две части.

Часть первая

Первая включает в себя наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.

Далее, чуть ниже, напротив наименования документа в соответствующей ячейке следует написать его номер по внутреннему документообороту, а именно — журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.

Часть вторая

Вторая часть приходно-кассового ордера является основной и включается в себя сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.

В заключение под документом нужно поставить подписи главного бухгалтера и кассира, принявшего деньги. Квитанция заполняется абсолютно аналогично и затем отрывается по линии разреза и передается на руки лицу, передавшему деньги.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Строжайшей кассовой дисциплине подвергаются ведение любых денежных операций, которое, также включает в себя правильное оформление и составление первичных кассовых актов. Одним из них является расходной кассовый ордер. Далее, мы разберем особенности заполнения РКО, форма образца (КО-2) которого доступна для скачивания в данной статье.

Краткая характеристика расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер это акт, по которому выдают наличные деньги из кассы магазина или учреждения. РКО — один из главных видов первичной бухгалтерской документации, он имеет специальную общую общепринятую форму (КО-2), предназначенную для организаций, имеющих дело с ведением кассовых операций. Сюда не входят только кредитные учреждения. Кассовый ордер подвергается официальному утверждению, принятому высшими органами власти.

Как правильно заполнить РКО

Бланк акта необходимо заполнять вручную во время проведения кассовой операции. Этим занимаются подотчетные работники. Допускать и исправлять ошибки крайне нежелательно, но при их наличии следует выписать новый документ. Расходный кассовый ордер (бланк РКО) заполняется ответственным лицом в одном экземпляре. Образец РКО доступен для свободного скачивания по данной ссылке.

Далее, рассмотрим, как необходимо проводить кассовые операции. Самое важное в данном процессе состоит в том, что необходимо иметь при себе распоряжение от руководителя, чтобы получить ценности с кассы. Данное распоряжение представляет собой отдельный принятый акт или заявление на получения аванса.

Расходный кассовый ордер оформляется для выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия

В заполняемом акте о наличии вышеназванных бумаг указывается в специальной графе, и добавляются к РКО, чтобы потом подшить кассовые документы. Непосредственно денежные ценности выдаются только при предъявлении человеком паспорта. Кассир, в свою очередь, записывает его паспортные данные.

Обратите внимание: не запрещено получать средства и по доверенности, которая должна быть составлена в правильной форме. В данной ситуации, в акте записываются данные того, кто получает деньги.

Также во время получения средств без заявления на аванс, получатель оставляет расписку, где указывает полученную сумму и свои данные (прописью). Кассир, выдающий наличные деньги, должен проверить первичные документы, на основании которых нужно выдавать денежные средства, личность получателя, соответствие расходно-кассового ордера требованиям ведения кассовой документации, иначе сумма, которую выдали, может быть признана недостачей и будет взыскаться с ответственного лица – бухгалтера или кассира или заведующего кассой организации. Порядок оформления и формирования РКО регламентируется законодательством.

Согласно правилам, установлено то, что документ подписывается бухгалтером, либо руководителем или иным уполномоченным лицом. Некоторые утверждают о том, что его заполнять необходимо только машинописным способом, но это неверно. Закон не предусматривает каких-либо ограничений по формату заполнения.Самое важное – не упустить обязательные реквизиты.

Графа «Основание» требует особенного внимания. Она обязательна, но многие ее игнорируют. Это одна из составных частей учета применения денег. Очень много зависит от ее верного заполнения. Исходя из этого принципа и определяется необходимость уплаты налогов с выдаваемой суммы.

Читайте так же:  Проверка паспорта на действительность, готовность, наличие в черном списке по базе гувм (фмс)

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки бухгалтером

Правила составления РКО

Правила по заполнению формы ордера включают в себя корректное оформление разделов и реквизитов в акте. В заголовке нужно указать название учреждения и его филиалов, если они имеются. В случае, если этих данных нет, то ставиться прочерк.

Заполнение РКО в подотчет

Выдача денег подотчет для различных надобностей учреждения производится при наличии нужного заявления получателя, где будет говориться о сумме выдачи и сроках, указанных руководителем, заверенного соответствующей подписью, с датой составления. Лицо, ответственное за этот процесс отчитывается в кассе в установленном порядке в течении 3 дней после окончания сроков выдачи.

После полного погашения задолженности можно получить деньги подотчет. Образец заполнения расходного кассового ордера РКО в подотчет так же составляется по форме КО-2.

Элементы РКО их оформление

  • ОКПО код. Этот код присваивается большинству учреждений и организаций налоговыми органами в момент регистрации;
  • нумерация документа. Необходимо вписать порядковый номер акта. Их нумерация проводиться последовательно и беспрерывно с начала соответствующего года;
  • дата оформления. Нужно указать дату, когда выдавались деньги. Заполняется в обычном формате;
  • ячейка “Кредит и дебет”. Сюда необходимо вписать счета бухгалтерского отчета. Нужно указать расходуемую сумму средств, полученных из кассы;
  • в ячейке «Код целевого назначения» необходимо прописать систему кодировки расхода или прихода средств, но только если предприятие его использует;
  • в строке выдать нужно указать Ф.И, О получателя (дательный падеж);

основание. Пишется о виде расходной операции;

  • в разделе “Сумма” вписывают сумму денег, положенная к расходу;
  • в разделе приложение указывается финансовые первичные документы, прилагаемые к РКО;
  • кроме того, записываются даты и номера документов.
  • получатель пишет сумму, которую получил в графе получил;
  • последнюю строчку заполняет кассир или иное ответственное лицо. Он вписывает свою фамилию и расписывается;
  • Обратите внимание: ежемесячную зарплату человек может получить по РКО только на основании документа о начисленной заработной плате. Выплата зарплаты каждый месяц по РКО осуществляется исключительно на основании акта или другого документа о начисленной зарплате.

    Образец заполнения РКО на выплату заработной платы можно увидеть ниже.

    Хранить бумажные и электронные финансовые ордера – обязанность руководителя организации.

    Кроме этого руководитель ответственен за то:

    • чтобы у кассира был штамп или печать. Без нее ордер будет недействителен. Так как она проставляется на финансовом документе во время процесса выдачи денежных ценностей. На штампе должны быть реквизиты;
    • чтобы у бухгалтера находились образцы подписей уполномоченных лиц на подписание в финансовой документации.

    Еще один важный момент — расходные и приходные кассовые ордера, оформленные на сумму, проведенных учреждением денежных операций не требуют заполнение таких реквизитов, как “принято и получил”.

    Некоторые нюансы при заполнении РКО

    1. В разделах “Структурное подразделение и организация” нужно ставить полное название. А если оно отсутствует, то просто ставить прочерк.
    2. Номер и дата документа должны точно совпадать с регистрационным в специальном регистрационном журнале.
    3. Дебетовая ячейка заполняется с упоминанием ИП в счете, если он есть. А если его нет, то ставится прочерк.
    4. В ячейке кредит по плану счетов необходимо вписать счет- 50 «Касса».
    5. «Цель» должна совпадать с кодом назначения. Если их нет в использовании тогда просто — пропуск.
    6. В разделе «Выдача» стоит указать полностью контактные данные того человека, что получил ценности, так как никакие сокращения применять нельзя.
    7. В основании, к примеру, стоит написать следующее: выдача стипендии, аванса на командировку, материальной помощи и т.д.
    8. В разделе, где указывается сумма, если есть свободное место, то ставиться прочерк.
    9. В приложениях стоит заполнить при наличии дополнительных актов их реквизиты, к примеру, доверенность.

    Законодательство РФ не предусматривает обязательное заверение РКО печатью выдающей денежные ценности учреждения, а тем более получающей деньги фирмой.

    Заполняем расходный ордер на выдачу подотчетных сумм

    Большинство бюджетных организаций отказались от использования наличных денежных средств в части расчетов с подотчетными лицами, в пользу прямого перечисления сумм на банковские карты сотрудников. Однако, ситуации, в которой необходимо выдать деньги именно через кассу встречаются не редко. Например, у работника закончился срок обслуживания банковской карты, а в командировку нужно ехать уже завтра. В таком случае следует выписать расходный кассовый ордер — РКО. Чтобы правильно заполнить его, используйте наш образец заполнения РКО в подотчет для бюджетной организации.

    Порядок оформления

    Основные положения выдачи денежных средств под отчет через РКО, установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России №3210-У от 11.03.2014г. Согласно Указаниям Банка, бухгалтеру, выдающему денежные средства, необходимо следовать конкретным правилам — подробности в статье «Как организовать расчеты с подотчетными лицами». Бухгалтер-кассир формирует РКО на сумму, указанную в приказе на выдачу денег. Если потратить придется больше, то возможно возмещение расходов подотчетному лицу. Если меньше — остаток возвращается в кассу или вычитается из зарплаты.

    Бланк расходного кассового ордера (РКО)

    Учреждения бюджетной сферы для учета расходных кассовых операций используют унифицированную форму №КО-2, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88. Действующий бланк имеет код по ОКУД 0310002.

    Как заполнять расходный кассовый ордер в подотчет

    Составим образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет на примере. Допустим, сотруднику ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Петрову П. П. выданы денежные средства подотчет, в сумме 15 000 рублей на приобретение хозтоваров на нужды учреждения. Заполним расходный кассовый ордер.

    Шаг 1. В первую очередь заполняем наименование организации и структурного подразделения. Наименование допустимо указывать в сокращенном варианте. Затем прописываем код ОКПО. Указываем дату и номер документа.

    Шаг 2. Заполняем табличную часть РКО подотчет (образец). В графе «Дебет» заполняем: «Код структурного подразделения» прописываем присвоенный код, если учреждение не имеет структурных подразделений, ставим прочерк. «Корреспондирующий счет, субсчет» заполняем в соответствующим счетом 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». «Код аналитического учета» – прочерк. В графе «Кредит» указываем счет кредита – 0 201 34 000 «Касса». Затем прописываем сумму цифрами, также указываем соответствующий код целевого назначения, в нашем примере значение «340» — увеличение стоимости материальных запасов.

    Читайте так же:  Как определить национальность по фамилии

    Шаг 3. Переходим к заполнению текстовой части расходного кассового ордера. В поле «Выдать» указываем фамилию, имя и отчество подотчетного сотрудника. «Основание» — прописываем целевое назначение подотчетных средств, то есть на что были выделены наличные. «Сумма» записываем сумму подотчета прописью. Поле «Приложение» заполняем документы, на основании которых составляется РКО, например, распоряжение руководителя, смета расходов, заявление сотрудника, и прочие документы. Поле «По» — заполняем реквизиты документа, удостоверяющего личность сотрудника (паспорт, доверенность). «Подписи руководителя и главного бухгалтера» проставляются до выдачи денег подотчетному лицу. Поля «Получил» заполняет подотчетный сотрудник, указывает полученную сумму прописью. Ставит дату и подпись. Готовый ордер подписывает кассир бюджетного учреждения.

    Расходный кассовый ордер: бланк и образец заполнения

    Выдачу наличности из кассы осуществляют на основании расходника. Его заполнение, как и заполнению любого другого документа, имеет свои особенности, о которых вы сможете узнать из данной статьи.

    Случаи оформления документа

    Расходник необходимо оформлять в следующих случаях:

    • Перечисление доходов компании на ее банковский счет;
    • Выдача наличных средств сотруднику организации на его личные расходы;
    • Выдача сотруднику наличности под отчет;
    • Снятие наличности предпринимателем для собственных нужд, если он осуществляет свою деятельность без сотрудников.

    Рекомендации к заполнению

    При заполнении ордера на расход необходимо руководствоваться следующими правилами:

    1. В строке «код ОКПО» указывают код, который организации получила при прохождении регистрации.
    2. Если деньги выдаются из кассы филиала, указывается его код, если средства выдаются из кассы головного офиса – ставится прочерк.
    3. В поле «номер документа» прописывается порядковый номер ордера.
    4. Обязательно должна быть указана дата составления ордера, которая должна совпадать с датой выдачи средств.
    5. В строчках «кредит» и «дебит» указываются соответствующие номера счетов бух. учета. Если компания находится на упрощенке, он может не заполнять данные разделы.
    6. Сумма прописывается и прописью, и цифрами. При указании суммы цифрами копейки пишутся через запятую.
    7. В поле «выдать» пишутся инициалы человека, получающего наличность.
    8. В графе «основание» указывается содержание операции (на что выдаются средства).
    9. В строчке «приложение» указываются реквизиты первичных документов, прилагаемых к расходнику.
    10. Поле «получил» заполняется непосредственным получателем наличности. Он пишет, какую сумму он получил, дату получения и подкрепляет это своей подписью.

    Особенности заполнения РКО

    1. Составлять расходник нужно до выдачи наличности из кассы – подготавливать его заранее и использовать при необходимости нельзя.
    2. Если средства выдаются из кассы на основании доверенности, это обязательно прописывается в ордере.
    3. Оформить ордер по расходу можно только в одном экземпляре. При этом, в документе не должно быть помарок и исправлений.
    4. Ордер должен быть сформирован на основе оправдательной документации.
    5. Штамп на ордере ставить не обязательно.
    6. Ордер, сформированный для инкассации или для вознаграждения сотрудника, руководством организации не заверяется.

    Если деньги выдаются под отчет

    Если деньги выдаются ответственному сотруднику под отчет, составление расходного ордера обязательно. Он формируется в соответствии с заявлением подотчетного работника в письменном виде. Данное заявление может быть написано в произвольной форме. Главное, чтобы в нем содержались сведения о сумме выдаваемой наличности, о периоде, на который выдаются деньги, дата и подпись управляющего организации.

    Подотчетное лицо обязано будет отчитаться о потраченных суммах. Сделать это необходимо в трехдневный срок с момента получения средств. Все расходы должны быть подтверждены соответствующими документами.

    Расходник на выдачу заработной платы

    При выдаче зарплаты составлять РКО также необходимо. Если выдача осуществляется по ведомости, ордер оформляется на кассира, как на получателя средств. В строчке «получил» прописываются инициалы кассира, а в строке «основание» — выдача зарплаты сотрудникам. Приложением к документу является платежная ведомость.

    В получении наличности расписывается кассир. Он является ответственным лицом за полученную сумму. В соответствии с этим документом зарплату выдает кассир.

    РКО: скачать бланк (Word, Excel)

    Бланк расходного кассового ордера скачать можно как в формате Word, так и в формате Excel. Каждый из них имеет как свои достоинства, так и недостатки.

    С документами формата Word может работать гораздо большее число программ. С файлами Excel работает не так много решений.

    Если скачать бланк расходника Excel формата, он будет более уникальный. То есть, он без проблем распознается во всех версиях Excel и других сторонних программах. А если скачать бланк рко в Word, есть риск, что он не сможет открыться в программах, отличающихся о той, в которой он был создан.

    Еще одним достоинством Excel бланка является более удобное заполнение. Ячейки для ввода информации выделены, поэтому ошибиться с вводом практически не возможно. При заполнении документа Word есть вероятность случайно внести информацию не в нужное поле, из-за чего структура бланка может быть нарушена.

    Образец заполнения РКО в подотчет

    Кассовые операции в Российской Федерации регламентируются Указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У . Порядок расчетов с подотчетными лицами изложен в пункте 6.3 Указания. Основанием для выдачи наличных денежных средств из кассы компании могут быть:

    • распорядительный документ руководителя;
    • заявление подотчетного лица, заверенное подписью руководителя.

    Для выдачи наличных денег из кассы организации оформляется расходный кассовый ордер. С 1 января 2013 года, в связи с вступлением в силу Закона о Бухучете № 402-ФЗ, утвержденные формы Госкомстата РФ не являются обязательными к использованию. Но существуют исключения для документов, которые утверждены уполномоченными органами в соответствии с иными федеральными законами (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Так, под исключение попадают формы кассовых документов, использование унифицированных форм которых прописано в Указании № 3210-У.

    Форма РКО 0310002 утверждена Госкомстатом РФ в Постановлении от 18.08.98 № 88 и обязательна к применению для оформления расходных кассовых операций.

    Читайте так же:  Получение статуса беженца в израиле для украинца основания, процедура

    Форма расходного кассового ордера

    РКО под отчет. Образец

    Рассмотрим на примере заполнение РКО в подотчет.

    ООО «Компания» направляет в командировку менеджера Васечкина Петра Александровича. На основании Приказа № 110 от 11.09.17 о направлении в командировку сотруднику должны быть выданы деньги на командировочные расходы в размере 5000 руб.

    РКО может быть заполнен от руки либо с использованием программно-технических средств:

    • номер и дата документа;
    • наименование организации и ее структурного подразделения;
    • Ф.И.О. сотрудника, которому выдаются денежные средства;
    • основание выдачи;
    • сумма, подлежащая выдаче;
    • документ, удостоверяющий личность получателя;
    • счета бухгалтерского и аналитического учета.

    При получении денежных средств сотрудник должен заполнить от руки полученную сумму, поставить подпись и дату получения.

    Образец заполнения РКО в подотчет

    Возмещение расходов подотчетному лицу

    При расчетах с подотчетными лицами нередки ситуации, когда подотчетник израсходовал больше денежных средств, чем получил изначально под отчет. Также возникают ситуации, когда сотрудник был вынужден израсходовать собственные денежные средства, не получив изначально аванс на командировочные расходы.

    В такой ситуации после получения, проверки и утверждения руководителем авансового отчета сотрудника перерасход необходимо возместить. Сделать это можно также выдав подотчетному лицу денежные средства из кассы по расходному кассовому ордеру, указав в основании «возмещение перерасхода по авансовому отчету».

    Образец заполнения РКО на возмещение работнику расходов

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Срок возмещения перерасхода не установлен законодательно. Его целесообразно установить в локальном акте компании: приказе, распоряжении. Срок должен быть разумным и не ущемлять права работника.

    Расходно-кассовый ордер

    Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует выплаты, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще всего используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д.

    Важно учитывать, что сумма, вписываемая в «расходник» не должна превышать ста тысяч рублей (все, что превышает этот лимит необходимо проводить путем безналичного расчета).

    Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера

    Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.

    При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

    Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.

    Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.

    Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.

    Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

    Часть первая

    В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

    Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

    • код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
    • номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
    • код аналитического учета (также по необходимости),
    • кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
    • конкретная сумма в рублях (цифрами).

    Часть вторая

    Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

    Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

    После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

    Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

    Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

    После оформления расходно-кассового ордера

    После того, как «расходник» будет оформлен, информацию о нем необходимо внести во внутренний журнал регистрации документов.

    Хранить расходные ордера нужно, как и любые другие документы бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет.

    Правильно заполняем расходный кассовый ордер (РКО)

    Расходный кассовый ордер входит в категорию первичных документов, используемых российскими субъектами хозяйствования при оформлении кассовых операций. В материале приведены форма расходного кассового ордера и образец заполнения документа, а также рассказано правилах внесения записей.

    Что собой представляет расходно-кассовый ордер?

    Расходный кассовый ордер, сокращенно называемый РКО, должен оформляться предприятиями при выдаче наличных средств. Бухгалтерии требуется один экземпляр документа, на котором ставятся подписи руководящих лиц и кассира, заполняющего бланк.

    Читайте так же:  Как подать заявление на алименты

    В постановлении Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 форма расходного ордера была закреплена официально под индексом КО-2.

    Если смотреть по ОКУД, то этому бланку присвоен порядковый номер 0310002.

    Обязательно ли заполнять РКО по форме КО-2

    При рассмотрении вопроса, насколько необходимо применять именно КО-2, возникает небольшая рассогласованность.

    С одной стороны, Минфин РФ в информационном письме № ПЗ-10/2012 не требует обязательного использования унифицированной формы при оформлении кассовых операций. Специалисты министерства основывались на том, что КО-2 не входит в число форм, которыми надо руководствоваться непременно.

    С другой стороны, есть предписание ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014, где в п. 4.1 прямо утверждается, что расходным кассовым ордером формы КО-2 только и следует оформлять операции по выдаче налички.

    Отметим, что именно на ЦБ РФ возложены функции по установлению правил ведения операций с кассой для хозсубъектов всех режимов налогообложения и всех видов собственности (учреждений, юрлиц и индивидуальных предпринимателей и пр.). Отсюда следует, что всем нормативным актам, изданным Центробанком, необходимо следовать беспрекословно в части оформления кассовой документации. То есть форму КО-2 расходного кассового ордера следует применять обязательно.

    Расходный кассовый ордер: порядок оформления

    Убедившись в обязательности формы, перейдем к вопросу оформления расходного ордера.

    Регламентирующие документы на этот счет отсутствуют, а в 88-м постановлении находятся лишь два коротких правила заполнения РКО, как то:

    • Суть операции следует вносить в строку «Основание»
    • Список подтверждающих документов следует отразить в строке «Приложение»

    Получается так, что в остальные пустые места расходного кассового ордера организация вольна проставлять данные по своему усмотрению, исходя из принципов разумности и целесообразности, и ориентируясь на положения, в том числе, и закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, действующие для аналогичных документов.

    Как заполнять расходный кассовый ордер — основные правила и пример

    В итоге анализа действующих правил по заполнению финансовых документов и из практики сформированы правила, на основании которых производится заполнение документа. Приведем их:

    • У предприятия отсутствует структура с отдельными подразделениями — в соответствующей графе проставляется прочерк.
    • Номер РКО ставится очередной по журналу, в который вносятся все аналогичные документы.
    • Место, отведенное под код ОКПО, заполняется на основании данных госстатистики.
    • На ордере ставится дата, когда из кассы выдавалась наличка.
    • При указании суммы между рублями и копейками ставится запятая.
    • Сумма средств указывается для рублей обязательно прописью, начиная с заглавной буквы, для копеек используется цифровое обозначение. Это правило действует для строк «Сумма» и «Получил».

    Приведенный список сформировался на примерах заполнения расходного кассового ордера в различных ситуациях и в различных компаниях.

    Для удобства пользователей нашего сайта мы даем для скачивания образец заполнения РКО.

    В чем отличие «банковского» расходного кассового ордера от обычного

    «Банковский» расходный кассовый ордер — сильно ли он отличается от обычного?

    Для учреждений банковского сектора заполнение расходного кассового ордера производится по несколько иным формам и правилам. Эти критерии вместе с рекомендациями по внесению сведений утверждены ЦБ РФ и приведены в его указаниях № 3352-У от 30.07.2014. У такого бланка даже номер по ОКУД иной — 0402009.

    Вся разница объясняется спецификой банковских операций. Так, например, в таких бланках есть графа «Символы», где следует указывать показатель, которым обозначается та или иная категория денежных средств.

    Итак, мы выяснили, что использование РКО по унифицированной форме КО-2 при ведении кассовых операций обязательно для всех хозяйствующих субъектов. Жестких правил, регламентирующих его заполнение, нет, поэтому нужно исходить из принципов разумности и целесообразности.

    Мы привели достаточно подробное описание формы расходного кассового ордера и пример заполнения документа.

    Что такое приходный кассовый ордер — образец заполнения

    Любое предприятие или организация, так или иначе, выполняет операции с наличными деньгами и распоряжается ими на основании своих нужд. Любая операция по приему или выдаче денежных средств в/из кассы организации законодательно совершается через расходные и приходные кассовые ордера. В отличие от простых приходных и расходных ордеров, показывающих оприходование товарных операций на складе и документально дающих понять, что товары пришли, кассовые ордера показывают движение денежных средств. При каждом поступлении средств в кассу оформляется приходный кассовый ордер, образец которого можно скачать в интернете. В этом материале будет разобрано, что такое ПКО, как заполнить приходник онлайн, когда его используют и как хранят.

    Приходный кассовый ордер — это первичный учетный документ, позволяющий следить за кассовыми операциями. По нему производится прием материальных наличных средств в предприятие или организацию. Под кассой понимается определенная система и комбинация бухгалтерских операций, направленных на учет денежных средств. Следовательно, любая, даже самая маленькая организация, считается обладательницей такой кассы и обязана вести ее в соответствии с действующим законодательством.

    [2]

    Работа с ККТ предполагает ведение кассовой документации

    Чем приходный кассовый ордер отличается от расходного

    РКО — это первичная бумага, которая выполняет учет кассовой операции по произведению выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия или организации. Расходный ордер используется при сдаче денег в банк для начисления на расчетные счета, при выдаче денег подотчет, при выдаче сотрудникам на личное использование, при необходимости наличных средств для нужд юридического лица. Главным образом он отличается от ПКО тем, что обобщает обратную операцию — расход, а не приход. Сроки его хранения, оформление и прочее мало чем отличается от ПКО.

    Пример РКО
    Читайте так же:  Экспертиза товара ненадлежащего качества кем проводится такая процедура и сколько она стоит

    Когда используется приходный кассовый ордер

    Так как ПКО — является документом первичной бухучетности, то он обязан составляться только при совершении факта хозяйственной операции, то есть по факту поступления денег в кассу предприятия, организации или ИП. Основано это правило на статье 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Важно! Выписка ПКО оформляется непосредственно в момент сдачи наличных материальных средств в кассовый аппарат субъекта хозяйственно-экономической деятельности.

    Практически для всех ИП и юр. лиц ПКО — это привычный документ, но не все знают особенности его использования. Очень часто игнорируют правило: деньги поступают в кассу в день составления ордера. В ином случае документ признается недействительным. Также нельзя допускать ситуаций, когда деньги приходят с опозданием, а ордер уже оформлен или деньги уже пришли в кассу, а документа об этом нет.

    ПКО признается недействительным и в случае обнаружения на нем исправлений и помарок. В случае ошибки необходимо выписать новый бланк, а не редактировать старый. Используется также ПКО без чека, доступный только для тех предпринимателей, которым разрешено работать без контрольно-кассовой техники. В этом случае ордер все равно должен дополняться, но уже другим особенным бланком строгой отчетности, который использует индивидуальный предприниматель.

    ПКО используется при возврате денег в кассу в следующих случаях:

    • Оприходование выручки, полученной по завершению рабочей смены, за продажу товаров или услуг за наличные средства, когда клиенту выдается чек от ККТ или бланк строгой отчетности. Стоит отметить, что по итогу смены на все операции и суммы составляется только один приходный кассовый ордер;
    • Возврат денег, которые подлежат учету, но не были использованы;
    • Получение средств с расчетных счетов;
    • Возврат денег, которые были заимствованы;
    • Денежные средства, которые вносятся в уставной капитал.

    Создать кассовую документацию можно в 1С

    Форма приходного кассового ордера

    Для оформления документа предусмотрена специальная форма номера KO-1. Она была утверждена Государственным комитетом статистики РФ еще в 1998 году в постановлении об утверждении форм документации учетных кассовых операций.

    Форма KO-1 подразумевает разделение ПКО на две части: сам ордер и специальная квитанция к нему. Вторая выдается к лицу, которое сдало наличные денежные средства в кассу. Эта квитанция обязательно должна быть заверена с помощью печати организации или предприятия и подписана аналогично ПКО. Более того, квитанция к ПКО подписывается еще и кассиром, получившим деньги. Сам ордер должен лежать в кассе.

    ПКО по форме КО-1 с расшифровкой

    Как правильно заполнить приходный кассовый ордер

    Оформить и заполнить приходный ордер можно онлайн, но в организации он оформляется следующими лицами:

    • Главным бухгалтером организации;
    • Руководителем организации (в отсутствие главбуха);
    • Простым бухгалтером или кассиром, которые были наделены этими полномочиями по решению главного бухгалтера или руководителя с помощью распорядительной бумаги.

    Важно! ПКО обычно оформляется на бумаге с помощью технических средств персонального компьютера, которые помогают обрабатывать информацию и исключать необходимость заполнять бланк ручкой. Если ордер оформляется на компьютере, его необходимо распечатать. Делать какие-либо исправления в нем не допускается.

    [3]

    Порядок заполнения следующий: бланк ПКО выписывает в единичной копии сотрудник отдела бухгалтерского учета и подписывает главбух или сотрудник, который на это уполномочен по распорядительному документу. Доп. бумаги к ордеру при этом подписывается главбухом или лицом, уполномоченным на это распоряжением, заверяются печатью организации, которая есть у работника кассы.

    Правильный приходный ордер

    Сам процесс заполнения включает:

    Важно! Если в графе “Сумма” итоговая была дана без учета копеек, то и в соответствующей строке данные также должны быть без копеек и наоборот.

    Штрафы за неправильное оформление

    Штрафов за неверное оформление ПКО не существует, но, если документ содержит ошибки, то он может быть приравнен к отсутствующему. Также если в ПКО нет полной расшифровки ФИО, то такой документ признается составленным с нарушением порядка. Подписывать бумаги следует с расшифровкой, чтобы точно идентифицировать людей, которые принимали участие в формировании ордера. Это дает юридическое подтверждение совершения операции тем или иным сотрудником. При всех таких недочетах проверяющие органы могут квалифицировать ордер как отсутствующий, что грозит штрафом в размере 10 тысяч рублей. Основан он на налоговом законодательстве (статье 120).

    «Отсутствие» перваков о кассовых операциях у организации или предприятия может стать одним из оснований в отказе налоговой службы квалифицировать все расходные средства юр. лица для уплаты налогов по упрощенной системе налогообложения.

    Заполнение и формирование на специальном сервисе

    Сроки хранения приходного кассового ордера

    Сроки, отведенные для содержания ПКО на хранении, как и для любой другой первичной документации бухгалтерии и платежных документов, основаны на приказе Минкультуры РФ и составляют 5 лет после завершения отчетного года. Более того, организация должна взять на себя ответственность по надлежащему хранению документации в течение этого периода.

    Важно! При ликвидации организации срок хранения остается неизменным. Даже если фактически юридическое лицо больше не существует, уничтожать бумаги нельзя. Для этого комиссия по ликвидации передает документы в государственный архив, где и будет осуществляться хранение до определенного срока.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Приходный кассовый ордер — важный документ при получении денег предприятием. Его заполнение должно происходить без ошибок и помарок. Сегодня в интернете предоставляется множество возможностей, позволяющих оформить ПКО онлайн через специальные сервисы.

    Источники


    1. Пучинский, В. К. Пересмотр судебных постановлений в порядке надзора в советском гражданском процессе: моногр. / В.К. Пучинский. — М.: Юридический факультет Санкт-Петербургского государственного университета, 2015. — 192 c.

    2. Годунов, Н. Мера ответственности / Н. Годунов. — М.: Юридическая литература, 2017. — 176 c.

    3. Головистикова, А.; Дмитриев, Ю. Проблемы теории государства и права. Учебник; М.: Эксмо, 2012. — 832 c.
    Расходный кассовый ордер как правильно заполнять
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here